Sicurezza informatica aziendale: cos’è e come raggiungerla

La sicurezza informatica aziendale, conosciuta anche come cybersecurity, è un argomento molto importante che riguarda qualsiasi tipo di impresa. L’era tecnologica che stiamo vivendo, con un’evoluzione continua e senza sosta, impone alle aziende di prestare una continua attenzione alla propria sicurezza informatica.

Purtroppo sono sempre più frequenti e complessi da affrontare gli attacchi hacker che abbiamo imparato a conoscere nel corso degli ultimi anni. Di seguito andremo ad analizzare che cosa si intende di preciso per sicurezza informatica aziendale, quanto è importante e come deve essere applicata.

Cosa si intende per sicurezza informatica aziendale?

La sicurezza informatica aziendale è un sistema organizzativo di servizi, regole e comportamenti individuali che punta a proteggere i sistemi informatici presenti all’interno dell’azienda. Di fatto parliamo di una protezione contro gli attacchi hacker che compromettono i dati.

L’obiettivo, dunque, è quello di evitare intrusioni esterne ai sistemi informativi aziendali al fine di garantire la riservatezza dei dati presenti. Si tratta di un elemento imprescindibile, in quanto un’intrusione di questo tipo potrebbe avere un impatto devastante sulla realtà aziendale, danneggiandone anche la reputazione.

Fortunatamente anche in Italia le aziende hanno capito l’importanza di effettuare investimenti al fine di garantire la sicurezza informatica aziendale. Circa il 78% delle imprese che investono maggiori risorse sono multinazionali, mentre le piccole e medie imprese purtroppo non sono ancora del tutto allineate alle nuove esigenze in termini di sicurezza informatica. L’arrivo del GDPR ha dato una spinta decisiva in questo senso. Dalla sua entrate in vigore, si è assistito ad un aumento piuttosto netto degli investimenti nel campo della cybersecurity.

Perché la sicurezza informatica aziendale è così importante?

Qualunque azienda, dalla più piccola alla più grande, deve dare priorità massima alla cybersecurity. È importante garantire la tutela dei dati aziendali e sensibili, prevenendone la perdita o il furto . Un sistema di protezione efficace, basato su sistemi avanzati, può garantire la sicurezza dei dati, delle applicazioni e della rete.

Un piano di disaster recovery permetterà all’azienda di avere una valida strategia per reagire prontamente ad eventuali imprevisti. Si tratta di un insieme di misure tecnologiche e logistiche volte a far ripartire l’azienda, ripristinando il normale svolgimento delle attività e l’elaborazione dei servizi.

Come garantire la sicurezza informatica in azienda

Tutte le aziende, piccole o grandi che siano, devono fronteggiare il tema della sicurezza informatica aziendale. Poiché tutti i dati, con la tecnologia di oggi, sono attaccabili da malintenzionati è fondamentale avere dei sistemi di protezione avanzati. Quindi: come garantire la sicurezza informatica aziendale?

  • È bene partire dalla conoscenza, ovvero saper riconoscere i rischi e le strategie da adottare in caso di problemi. Per ogni strategia vanno analizzati i punti critici, in modo tale da porre rimedio e migliorare il sistema. Virus, malware e quant’altro sono in continua evoluzione e occorre quindi stare al passo rimanendo sempre aggiornati per poterli fronteggiare come si deve.
  • Tenere sotto controllo tutti i dispositivi utilizzati in azienda e mantenere i sistemi operativi aggiornati. La soluzione è installare antivirus, anti-malware, anti-pishing e tutti quei sistemi che riescono a prevenire eventuali attacchi esterni.
  • Utilizzare un firewall, ovvero un dispositivo di sicurezza della rete che monitora in tempo reale tutti i dati in entrata e in uscita
  • Salvaguardia del cloud, che oggi è utilizzato dalla stragrande maggioranza delle imprese. Si tratta di un sistema estremamente comodo ma non esente da attacchi esterni. Quindi è fondamentale intervenire per mantenere un livello di sicurezza molto elevato.
  • È importante che ogni dipendente dell’azienda sia formato in materia digitale. Spesso gli attacchi hacker vanno a segno in quanto le persone che lavorano all’interno dell’impresa sono poco preparate.

Leggi anche: “Backup su cloud e sicurezza dei dispositivi

Consulenza sicurezza informatica: quando richiederla?

È possibile richiedere una consulenza sicurezza informatica per scegliere la giusta soluzione di cybersecurity. Possiamo analizzare insieme i movimenti informatici aziendali, valutarne i rischi e indicarvi la strada migliore per scongiurare la possibilità di attacchi hacker.

La consulenza sicurezza informatica è un servizio sempre più richiesto, per via della trasformazione digitale delle aziende (leggi anche: “Consulenza IT: a cosa serve e quando“). Esse non possono assolutamente permettere che un’intrusione possa fargli perdere migliaia di dati, mandarle in tilt e rovinarne la reputazione.

È proprio in quest’ottica che la consulenza sicurezza informatica gioca un ruolo strategico. Esso si occupa di seguire tutte le fasi relative alla cybersecurity:

  • pianificazione di strategie di sicurezza
  • individuazione di falle nel sistema
  • strategia di disaster recovery
  • creazione di sistemi antivirus efficaci e altamente evoluti
  • aggiornamento continuo
  • verifica del corretto funzionamento di tutti i sistemi
  • formazione dei dipendenti in tema di sicurezza e molto altro.

Contattaci per scoprire la soluzione migliore per la tua attività in tema di sicurezza informatica aziendale!

Archiviazione documentale efficace: come fare?

Quante volte in un’azienda in crescita si è arrivati al punto di avere delle difficoltà gestionali legate all’archiviazione documentale? Spesso ci sono lunghi procedimenti amministrativi colmi di burocrazia che comportano una gestione documentale accurata, organizzata e ben pensata. Altre volte, invece, è necessario tenere traccia di documenti o fatture all’interno di un archivio.

Vediamo insieme come può essere risolto questo problema.

Software archiviazione documentale

Nel momento in cui all’interno di un’attività viene prodotto un documento di qualsiasi tipo, esso sarà certamente condiviso e archiviato. La prima cosa che ci viene in mente è un enorme e interminabile magazzino sotterraneo pieno di cassetti impolverati e vittime del tempo che passa. Ma i tempi sono cambiati! Oggi esistono dei software gestionali, come Arca Evolution, in grado di tenere traccia dei documenti e delle relative modifiche così da non perdere nulla. Parliamo di sistemi di gestione documentale (DMS).

I DMS (Document Management System) sono software messi a punto per l’organizzazione e la facilitazione dell’archiviazione documentale di un’azienda. Dalla creazione, fino all’emissione e alla modifica di documenti e testi affini. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, l’indicizzazione dei documenti avviene in modo automatico e user friendly per il fruitore.

Esistono versioni che permettono la ricerca e l’archiviazione dei documenti ed esistono soluzioni che ne consentono la conservazione digitale.

Si integrano senza alcun problema con qualsiasi interfaccia grafica a disposizione, così da non creare problemi di malfunzionamenti e/o incompatibilità. Non esistono ostacoli neanche per quanto riguarda i sistemi operativi: da Windows a Mac OS a Linux, per poi passare ad Android a iOS.

Come funzionano

I DMS offrono differenti possibilità all’utente. Potrà essere facilmente rintracciata la data o il testo del documento, che darà il permesso ad altri utenti di fruire dei contenuti. I documenti potranno essere acquisiti via scanner. In questo modo il software rileva i caratteri e tutto ciò che è di vitale importanza (anche errori, qualora fossero presenti). Ovviamente i documenti potranno essere indicizzati e conservati anche pronti per essere trasportati su un nuovo supporto e/o recuperati se ci dovessero essere dei problemi.

Questo tipo di software potrà essere modificato facilmente per poi essere condiviso in modo assolutamente sicuro, permettendo a più utenti di collaborare. Fondamentale è il flusso di lavoro: nel momento in cui viene caricato un documento, potrà essere inviato da un reparto all’altro, così da ottimizzare le tempistiche.

Grazie alle impostazioni di ricerca non sarà difficile risalire a un documento per esaminarlo, modificarlo, pubblicarlo e riprodurlo su file o in modo cartaceo.

È importante non confondere questi fattori di beneficio con un backup. L’operazione di backup consiste nel realizzare una copia di sicurezza dei dati, così da essere accessibili anche in caso di guasti o perdite. Questo sistema è più elastico, deve essere progettato per adattarsi sempre e comunque a qualsiasi tipo di cambiamento senza creare problematiche. Il sistema deve essere il più semplice possibile, così da poter essere utilizzato da chiunque mantenendo il livello di qualità di dati sempre al massimo.

I vantaggi di un software di archiviazione documentale

Al giorno d’oggi è impossibile sperare di portare avanti un’azienda o un ufficio senza un software gestionale che possa garantire un’ottimale e sicura archiviazione documentale.

I vantaggi di un software che possa permettere tutto ciò sono:

  • l’ottimizzazione del tempo di lavoro;
  • rispetto dell’ambiente, grazie alla possibilità di ridurre il numero di stampe;
  • sicurezza del software, il quale garantisce non solo privacy, ma anche la possibilità di trasferire documenti, mantenerne più copie e modificarlo.

Insomma, grazie ai software gestionali è possibile avere un immenso archivio davanti a sé senza dover ricercare documenti in luoghi remoti e spesso inaccessibili. Possono essere utilizzati da qualsiasi tipo di attività e sono di grande aiuto per organizzare il lavoro in azienda. Sono semplici da utilizzare e intuitivi, in modo da permettere anche a un non professionista di utilizzarlo senza dover essere supportato. I software gestionali possono inoltre essere adattati a software già esistenti. In questo modo si può accedere a qualsiasi tipo di dato da qualsiasi piattaforma e dispositivo (PC, smartphone, tablet).

Parliamo dei costi: i costi, come gli spazi di archiviazione, vengono notevolmente ridotti. Questo diventa cruciale per l’azienda, la quale potrà investire il denaro risparmiato in risorse per i dipendenti e per migliorarsi. I costi diventeranno inferiori non solo per l’azienda, ma anche per il pianeta. Quest’ultimo ringrazierà di impiegare meno alberi per la produzione di carta spesso sprecata.

In conclusione, l’archiviazione documentale è un metodo oramai indispensabile per gli uffici e le grandi aziende. Questo mezzo gli permette di fare un passo avanti e dare vita ad una vera e propria rivoluzione degli archivi, sia per l’azienda che per l’ambiente.

Una consulenza IT può aiutarti a trovare la soluzione giusta per la tua azienda. Contattaci per saperne di più!

Come organizzare il lavoro in azienda

Sapere come organizzare il lavoro in modo efficiente ed efficace non è mai semplice, specialmente quando l’azienda cresce. Quando aumentano il numero di dipendenti e la mole di lavoro, nasce l’esigenza di organizzare e pianificare le attività al meglio. Un’azienda poco organizzata rischia di far aumentare lo scontento tra i suoi dipendenti e subire perdite economiche più o meno ingenti.

In un mondo pieno di aziende di ogni tipo, è importante cercare di spiccare tra i competitor e dare quel valore aggiunto al consumatore. Questo è possibile attraverso una buona organizzazione e tanto impegno, anche con l’aiuto della tecnologia.

Ci sono soluzioni organizzative anche dal punto di vista hardware e software. È possibile farsi consigliare la soluzione migliore da un professionista tramite una consulenza IT.

Rendere efficaci ed efficienti i processi significa aumentare la produttività dell’azienda. Ma come fare? Vediamo insieme alcune buone pratiche per ottimizzare i processi e organizzare il lavoro al meglio.

Consigli per ottimizzare il lavoro

  • Definire i ruoli all’interno dell’azienda. Se ognuno ha un compito preciso, sarà più facile organizzare il lavoro e portarlo a termine nel minor tempo possibile. Questo permette anche di coordinare in modo efficiente le attività e le risorse all’interno dell’azienda.
  • Migliorare la comunicazione interna. È importante che tutte le risorse riescano a comunicare tra di loro e riescano a farlo nel modo giusto. L’obiettivo è creare un clima pacifico e dare a tutti i mezzi per comunicare in modo efficace.
  • Tenere in ordine i documenti aziendali. Tramite archivio cartaceo o tramite computer, è importante tenere in ordine i documenti riguardanti l’azienda, le fatture e i contratti.
  • Tenere nota delle scadenze. È molto importante che tutte le risorse che si occupano di un progetto conoscano le sue scadenze. Questo gli permette di potersi organizzare per portare a termine il lavoro entro la data prescelta.
  • Fare un backup periodico dei dati sensibili. Il backup è un’operazione estremamente importante per salvaguardare tutti i dati che riguardano l’azienda. Inoltre, permette di avere sempre a disposizione una copia di sicurezza da poter conservare e consultare.
  • Acquistare un software gestionale. Questa è la strada migliore per rendere l’azienda il più efficiente possibile e aumentarne la produttività. Un buon software gestionale permette di conservare e tenere traccia di tutti i processi.

Software per organizzare il lavoro

Sempre più professionisti sono alla ricerca di app e programmi per organizzare il lavoro e soprattutto risparmiare tempo. Ognuno di loro ha esigenze diverse: è qui che entra in gioco Arca Evolution. Si tratta di un software gestionale estremamente personalizzabile in base al tipo di azienda, alle sue dimensioni e al numero di processi da gestire. Grazie a questo software, è possibile organizzare il lavoro in modo efficiente e ottimizzarlo al meglio. Arca Evolution permette di:

  • tenere traccia della contabilità e dei dati bancari;
  • conservare e gestire i documenti aziendali;
  • coordinare le attività e controllare il magazzino;
  • conservare ed emettere fatture;
  • gestire gli ordini dei clienti e dei fornitori;
  • impostare gli obiettivi di vendita e di acquisto dell’azienda.

Esistono poi funzioni specifiche di Arca Evolution, come quelle dedicate ai negozi, che permettono di gesire la cassa, integrare lettori di codici a barre, coordinare il magazzino con l’ecommerce e molto altro. Queste soluzioni sono tutte volte alla semplificazione dei processi e all’ottimizzazione.

Richiedi una consulenza gratuita per scoprire la soluzione più adatta per la tua azienda!

Software gestione interventi tecnici: a cosa serve?

Il cliente è al centro di ogni azienda; per questo è fondamentale garantirgli sempre il massimo supporto, grazie a strumenti come i software gestione interventi tecnici.

La fama e l’apprezzamento di una azienda si basano, principalmente, sulla sua affidabilità. Questa importante prerogativa non viene determinata solo dalla qualità effettiva dei sui prodotti, ma anche dalla qualità dell’assistenza tecnica che viene offerta al cliente. Se gli viene fornita una soluzione adeguata, in grado di risolvere in tempo rapido la problematica riscontrata, la sua fiducia aumenterà.

Interventi tecnici: la base della fiducia del cliente

Oltre ad uno strutturato reparto vendite, una azienda di successo deve garantire una buona efficienza del reparto assistenza tecnica. Abbiamo visto infatti quanto questo settore risulti determinate nel decretare la conferma, o la smentita, dell’affidabilità e della qualità di un’azienda. Gli interventi tecnici stanno diventando una vera e propria parte integrante del prodotto, che viene indirettamente venduta durante il suo acquisto. Grazie a questo piccolo ma importante tassello, è possibile instaurare relazioni di fiducia, anche molto lunghe, con i propri clienti.

Negli ultimi anni le aziende stanno facendo a gara sul coccolare il cliente. Non ci si riferisce più solo al processo di produzione e vendita, ma anche a quello di assistenza e di intervento. L’assistenza tecnica, in uno scenario come questo, assolve ad un ruolo importantissimo. È per questa ragione che un software gestione interventi tecnici può aiutare l’azienda a diventare particolarmente efficiente.

Quali sono le criticità dell’assistenza e degli interventi tecnici?

Nel caso in cui gli interventi tecnici non vengano correttamente gestiti, l’immagine dell’azienda potrebbe risentirne. Essa potrebbe essere etichettata come inefficiente o noncurante nei confronti dei clienti già acquisiti. Per evitare tutto ciò, sarebbe consigliabile curare in modo particolare alcuni punti critici, come ad esempio la rete stessa dell’assistenza.

Nel caso in cui essa venga erogata con modalità di gestione esterna, mediante cioè CAT, e non da tecnici interni, è necessario curare in modo dettagliato la comunicazione tra i vari dipartimenti, in modo tale che il cliente sia in grado di risolvere il problema riscontrato con il suo prodotto o servizio nel minor tempo possibile. Oltre a questo è bene che, all’interno di un centro assistenza tecnica venga eseguita:

  • una adeguata programmazione ed assegnazione degli interventi;
  • una efficiente gestione degli interventi e delle risorse umane;
  • una comunicazione interna efficace.

Software gestione interventi tecnici

Nelle piccole aziende, spesso, alla base di una assistenza tecnica performante vi è un’organizzazione semplificata, gestita all’interno dell’azienda. Quando il volume delle vendite inizia ad aumentare, l’organizzazione portata avanti dagli organi interni all’azienda non è più sufficiente. A questi livelli è necessario un sistema in grado di avere una visione d’insieme delle richieste e delle esigenze aziendali. L’introduzione di software gestione interventi tecnici ha permesso di ottimizzare in modo incredibile tutti i processi relativi all’assistenza, sia per il cliente che per il lavoratore.

Un software gestione interventi tecnici funziona come un grande organizzatore. Esso è in grado di gestire non solo la comunicazione fra i dipartimenti di questo settore, ma anche di automatizzare l’intero processo di assistenza tecnica: dalla gestione della chiamata, all’assegnazione dei tecnici, fino alla fatturazione del rapporto d’intervento. Insomma, è in grado di migliorare la qualità del servizio e l’organizzazione degli interventi.

Perché usare un software gestione interventi tecnici?

Scegliere di utilizzare questo sistema è, senza dubbio, il modo migliore per efficientare un ramo dell’azienda cruciale nel determinare la fiducia del cliente, secondo le svariate ragioni che abbiamo appreso in precedenza. Inserire all’interno della propria azienda un software come questo è il modo migliore per garantire il miglioramento della qualità del servizio proposto, abbattendone i costi di gestione. Con l’ottimizzazione dei processi, la gestione dell’assistenza tecnica andrà ad avere un costo complessivo inferiore, facendo aumentare la fiducia del cliente. Esistono software gestionali per tutte le esigenze professionali: dall’analisi dati, al magazzino e alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche.

Scegliere di investire in un software gestione interventi tecnici come eAssistance vuol dire andare a promuovere, pubblicizzare, efficentare, la propria azienda. Uno strumento semplice, efficace, e perforante, che sarà in grado di ottimizzare un settore chiave dell’economia aziendale e della gestione del rapporto con il cliente finale.

Una consulenza IT potrà aiutarti a scegliere il giusto software gestionale per la tua azienda.

Software gestionale per negozi: a cosa serve?

Un software gestionale per negozi è uno strumento che ottimizza i processi di gestione all’interno del proprio punto vendita o della propria attività. Ha il compito di semplificare e velocizzare il lavoro di tutti i dipendenti, aiutando ad organizzare dati e informazioni preziose. Ogni software ha varie funzioni, per questo è importante valutare bene le varie opzioni per scegliere la soluzione migliore o eventualmente capire se sia il caso di cambiare software gestionale.

Un buon software gestionale per negozi deve avere delle caratteristiche tali da ottimizzare i processi all’interno del punto vendita. Ogni tipo di attività ha delle esigenze diverse, dovute dalla diversa natura delle mansioni da svolgere, dalle dimensioni e dal numero di personale al suo interno. Comuni per tutti i tipi di negozio sono quattro obiettivi:

  • semplificare la vendita
  • gestire il magazzino e la merce
  • ottimizzare i tempi
  • aumentare il fatturato

Come scegliere il gestionale migliore?

Non esiste un software gestionale “perfetto” in senso assoluto. Ogni attività ha esigenze diverse, che devono essere soddisfatte attraverso degli strumenti mirati a semplificare determinate mansioni. Ad esempio, un negozio fisico con uno shop online avrà sicuramente un software gestionale magazzino o ne avrà già sentito parlare, mentre una piccola bottega potrebbe non sentirne la necessità, preferendo occuparsi personalmente della gestione della merce e delle fatture. Allo stesso modo, ci sono software che possono crescere con l’azienda, adattandosi alle esigenze del negozio che piano piano si allarga o amplia i suoi canali di vendita.

Nel mercato ci sono molti software gestionali per negozi, gratuiti o a pagamento. Ovviamente gli strumenti a pagamento offrono alcuni servizi aggiuntivi che un software gratuito non può avere. Questa spesa costituisce un investimento per avere a disposizione un software gestionale affidabile al 100%. Grazie ad esso, sarà possibile organizzare tutti i processi per lavorare al meglio e con meno sforzi. Per capire meglio quale sia la soluzione perfetta alle tue esigenze, puoi chiedere una consulenza IT per farti guidare sulla scelta migliore da un team di esperti del settore.

Arca Evolution: il software gestionale versatile

Arca Evolution è il software gestionale su misura per ogni esigenza. Nato dall’esperienza in campo IT della Wolters Kluwer, è un prodotto estremamente versatile che permette di ottimizzare i processi attraverso la gestione di dati e informazioni aziendali (fatture, magazzino, vendite, personale, ecc.). Può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo da tutti i dipendenti grazie alla sua app, così da non lasciare niente al caso. Questo software gestionale ha numerosi moduli, ognuno di essi dedicato alla semplificazione di mansioni specifiche. Quelli che tornano maggiormente utili per il lavoro in negozio sono:

  • Vendita al banco, con cui è possibile registrare gli scontrini di vendita ed effettuare la stampa sul registratore di cassa, generare fatture, ricevute e fidelity;
  • Arca DMS, che permette di archiviare qualsiasi documento gestito dall’azienda e non solo;
  • Magazzino, con cui poter gestire le giacenze, indici di rotazione, stampa delle valorizzazioni fiscali e gestione dell’inventario
  • Contabilità e Contabilità analitica, da cui poter gestire tutti gli aspetti economici e aziendali, con la possibilità di generare più volte i movimenti di analitica, riformulando la suddivisione di costi e ricavi.

Arca Evolution ha moltissimi altri moduli che possono risultare utili in un software gestionale per negozi, riguardanti la fatturazione elettronica, la gestione documentale, la programmazione acquisti e non solo. Il suo scopo è quello di semplificare e ordinare il lavoro di tutti i giorni, così da avere più tempo per altre mansioni e aumentare il fatturato.

Prenota un appuntamento o una consulenza, o contattaci per creare insieme la soluzione perfetta per il tuo negozio in base alle tue esigenze!

Backup su cloud e sicurezza dei dispositivi

Il backup su cloud è un’operazione fondamentale, sia per le aziende che per i privati, per tenere al sicuro i propri dati da ogni imprevisto: rottura o furto dei propri dispositivi, virus e malware rischiano di far perdere in modo definitivo informazioni importanti da computer, smartphone e tablet.

Il backup consiste in una copia di sicurezza di tutto ciò che si trova nella memoria di un dispositivo, che verrà archiviata e salvata su una memoria esterna. Questo duplicato può tornare utile anche nel caso in cui venga cancellato un file per errore e ci sia il bisogno di recuperarlo. Inoltre, ti permette di liberare spazio dai vari dispositivi mettendo i tuoi dati in un luogo sicuro a loro dedicato.

Tipi di backup

Il backup può essere effettuato in due modi:

  • Backup su un dispositivo fisso; i dati vengono salvati su un hard disk esterno o una pen drive. Questa opzione è molto diffusa ma è anche poco sicura, perché si corre il rischio che l’apparecchio in cui abbiamo creato il salvataggio di riserva possa danneggiarsi accidentalmente o essere smarrito.
  • Backup su cloud; i dati vengono archiviati su un “cloud”, ovvero uno spazio di archiviazione online dedicato. Questa opzione è molto più sicura perché tutela il proprietario dei dati da perdite, furti e smarrimento e non lo obbliga a portare sempre con sé l’oggetto fisico su cui ha salvato i propri dati. Il cloud può essere consultato da ogni dispositivo che abbia una connessione a internet.

Perché e quando fare il backup su cloud

Soprattutto per le aziende, è di grande importanza eseguire un backup periodico dei file e delle cartelle per evitare di smarrire dati e informazioni che possono comportare perdite economiche più o meno grandi. Inoltre, un backup su cloud permetterà a tutti i dipendenti di accedere alle stesse informazioni dai propri dispositivi. È possibile richiedere una consulenza IT con un esperto per farsi suggerire la soluzione migliore in base alle esigenze aziendali.

Per i privati, il backup su cloud è un’ottima scelta nel caso in cui si voglia liberare un po’ di memoria dai dispositivi personali: foto e video sono ricordi preziosi ma anche pesanti! Questa soluzione permette anche di creare uno spazio di archiviazione comune tra computer, tablet e telefono in cui poter salvare qualsiasi file.

Come proteggere i propri dati

Oltre al backup su cloud, ci sono altre semplici azioni che puoi effettuare per mantenere al sicuro i tuoi dati:

  • Assicurati che il sistema operativo e il software dei tuoi dispositivi siano costantemente aggiornati. Questo perché i nuovi aggiornamenti includono miglioramenti sulla sicurezza del dispositivo volti alla sua protezione.
  • Usa un buon antivirus. Non tutti gli antivirus offrono lo stesso livello di protezione, quindi è importante scegliere bene in base alle proprie esigenze. Un’azienda avrà una quantità di dati sensibili nettamente superiore a quella di un privato e di conseguenza avrà bisogno di un software che gli garantisca una protezione maggiore.
  • Esegui periodicamente una scansione antivirus sul tuo dispositivo per verificarne lo stato di salute e l’eventuale presenza di virus o malware.
  • Diffida delle email inviate da contatti che non conosci. La casella email è il luogo in cui proliferano la maggior parte dei virus: fai molta attenzione ai messaggi che ricevi, analizzali attentamente prima di aprirli ed evita di cliccare su link o scaricare allegati inviati da mittenti sconosciuti.
  • Fai attenzione ai popup delle pagine web. Spesso, navigando in siti poco sicuri, è possibile imbattersi in finestre popup poco affidabili. In questo caso, cerca di chiudere il popup e valuta se continuare a navigare su quel sito.

Per aumentare ulteriormente la sicurezza dei tuoi dati, assicurati di cambiare regolarmente le password scegliendo combinazioni di lettere, numeri e simboli che non siano facilmente collegabili alla tua persona o alla tua attività.

Software gestionale magazzino: perché è indispensabile

Il software gestionale magazzino è ancora poco utilizzato dalle realtà aziendali, nonostante un progresso tecnologico che appare inarrestabile. Eppure, un sistema così all’avanguardia può garantire a ciascuna impresa vantaggi notevoli, con la prospettiva di abbandonare il formato cartaceo e approcciarsi al meglio al mondo digitale. Ecco per quali ragioni un programma di questo tipo può segnare una profonda differenza e migliorare la produttività in tempi rapidi.

Quali sono i tratti salienti di un software gestionale per il magazzino? Un software gestionale per il magazzino di ottimo livello deve saper migliorare il controllo delle singole attività, con l’obiettivo di renderle sempre più efficienti. Numerose sono le attività monitorate da un sistema di ultima generazione, appartenenti all’ambito della logistica. Ecco alcune delle principali:

  • monitoraggio della giacenza dei singoli prodotti;
  • verifica periodica dello stoccaggio;
  • segnalazione di stock a livelli troppo bassi;
  • verifica della necessità di inoltrare ordini per nuove merci;
  • interventi di carico e scarico delle varie categorie;
  • controllo di etichette e codici per ciascun prodotto.

Ogni azienda deve fare i conti con merci in entrata e in uscita dal volume piuttosto elevato. Gestire tutto questo tramite i fogli Excel non è sufficiente, dato che il programma non è stato concepito per soddisfare esigenze così specifiche. Una gestione non corretta dei singoli prodotto può portare a una situazione di stock-out, con una quantità di merci insufficiente per soddisfare le esigenze dei clienti, o di over-stock, con una quantità troppo elevata di merci e il calo del loro valore complessivo.

Una gestione adeguata a ciascun contesto deve partire da un sistema automatizzato che monitori il livello di stock in magazzino in tempo reale, oltre a facilitare la lettura dei codici a barre dei prodotti. Lo scopo conclusivo deve essere quello di portare avanti una gestione che tenga conto di ciascun dettaglio, in grado di tracciare ciascun lotto di merce ed evitare ogni sorta di inconveniente tecnico a riguardo.

Come fare la scelta giusta? Quando si sta per scegliere un software gestionale magazzino, bisogna mettere a confronto una serie di parametri ben definiti. Quando ci si accinge all’utilizzo di un prodotto del genere, è essenziale cogliere al volo ogni prospettiva positiva, riducendo al minimo il rischio di andare incontro a fallimenti lavorativi piuttosto gravi.

Naturalmente, un programma simile deve offrire funzionalità all’avanguardia. Il software deve soddisfare la domanda di ciascuna impresa, oltre a risultare flessibile rispetto a ciascuna procedura richiesta e a favorire il processo decisionale di un’impresa. Il suo utilizzo non deve presentare particolari difficoltà e l’utente deve comprenderne le opzioni con estrema rapidità, al fine di usufruire delle risorse senza alcun problema.

Al tempo stesso, il sistema informatico deve rapidamente adattarsi alle prerogative aziendali e risultare perfettamente integrato ai vari sistemi. Sono due fattori capaci di rendere un software gestionale altamente efficace, oltre che valido in tutti i contesti principali. Infine, non bisogna dimenticare la ricerca delle performance, che prevede l’utilizzo di un prodotto pronto a offrire ogni vantaggio desiderato senza alcuna perdita di tempo.

Quali sono i vantaggi di uno strumento così avanzato? A questo punto, non resta altro da fare che dare un’occhiata ai vantaggi di un software per la gestione del magazzino. Prima di tutto, un programma del genere consente di usufruire di dati corretti senza dover compiere accorgimenti particolari. Il carico e scarico del comparto logistico vengono gestiti nei minimi dettagli, grazie all’emissione della fattura elettronica e il riconoscimento da parte di un sistema automatico.

Un buon software gestionale consente l’esecuzione di qualsiasi operazione, riducendo al minimo i tempi necessari per determinati interventi. Ogni documento può essere facilmente conservato all’insegna della massima sicurezza. Inoltre, l’unione di più funzionalità fa in modo che si vada incontro a un netto risparmio temporale, nonché a una riduzione degli errori e del costo del lavoro. D’altronde, ciascuna operazione viene condotta in porto molto più facilmente e con minori preoccupazioni.

È possibile usufruire di un’unica base di dati, in grado di favorire la ricerca delle informazioni sui singoli prodotti. Una comoda scheda cliente implementa tutte le informazioni relative a una categoria di merce, con l’opportunità di pescare quelle più importanti al momento giusto. Inoltre, va sottolineata la capacità di un software simile di condurre analisi dall’elevata precisione. In base a tali risultati, un’azienda può organizzare la propria strategia aziendale e usufruire di report periodici per tenere sempre la situazione sotto controllo.

Con i punti di forza citati, un software gestionale per il magazzino può risultare davvero indispensabile e in grado di dare il giusto impulso a un’attività aziendale. Per renderlo ancora più efficiente, bisogna affidarsi a un’azienda esperta in grado di offrire la possibilità di sviluppo personalizzato per adattare il gestionale a ogni esigenza e di fornire un’assistenza tecnica pronta a rispondere a ogni richiesta del cliente.

Sincronizzazione di magazzino tra gestionale ed ecommerce

Per gli e-commerce sviluppati con WordPress è importante che ci sia la possibilità di sincronizzare il software gestionale magazzino con WooCommerce, la piattaforma per vendere online più utilizzata su questo CMS. In questo modo sarà possibile mostrare la disponibilità dei prodotti sul proprio negozio digitale e sarà più facile gestire gli ordini.

Sincronizzazione Arca Evolution – WooCommerce

Uno dei gestionali più adatti per un e-commerce è senz’altro Arca Evolution: con questo software è facile sincronizzare i prodotti presenti nel proprio magazzino con Woocommerce. Arca Evolution permette:

  • Gestione delle giacenze dei singoli articoli per magazzino/ubicazione (ordinato, impegnato, disponibile, disponibile immediato);
  • Stampe di giacenza con articoli in sottoscorta da riordinare;
  • Indici di rotazione;
  • Stampa delle valorizzazioni fiscali: LIFO, FIFO, VMP;
  • Inventario e rettifiche automatiche, Scorta minima e scorta massima, Bilanciamento automatico dei magazzini.

Con Arca Evolution è possibile anche integrare i lettori di codici a barre per automatizzare la movimentazione di merci e inventari. Questo particolare software gestionale offre un’assoluta precisione e tempestività nella movimentazione delle merci e della relativa gestione documentale, è affidabile e si integra perfettamente con WooCommerce.

In particolare, tra Arca Evolution e un e-commerce basato su WooCommerce è possibile sincronizzare:

  • le giacenze di magazzino per prodotti semplici e variabili
  • i prezzi di listino e i prezzi in saldo per prodotti semplici e variabili

Inoltre, è possibile importare automaticamente i nuovi prodotti inseriti sul gestionale all’interno del proprio e-commerce, aggiornandolo con la frequenza che si preferisce. Contattaci per saperne di più!

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: come gestirla?

Si sente sempre più spesso parlare della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma in cosa consiste praticamente? Essa non è altro che una procedura informatica introdotta da non molto tempo, in grado di sostituire del tutto un documento cartaceo. Questo vuol dire che le aziende non dovranno più preoccuparsi di stampare e conservare pile di documenti. In questo articolo spiegheremo nel dettaglio tutto ciò che riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Che cos’è la conservazione sostitutiva fatture elettroniche e perché si applica?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata introdotta con una normativa, che si ritrova nel Codice Civile, dove viene specificato che tutte le scritture contabili ed eventuali fatture, anche elettroniche, devono essere conservate per 10 anni.

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche sempre a proteggere nel tempo tutti i dati informatici e possiede delle caratteristiche che saranno elencate di seguito:

  • Integrità: le fatture elettroniche possono rimanere completamente integre, in questo modo si ha la certezza che nessuno abbia potuto modificare il documento.
  • Autenticità: i documenti che vengono redatti al computer risultano molto più autentici e sono soggetti a modifiche.
  • Leggibilità: la qualità del documento resta comunque molto elevata anche se conservata per tanti anni.
  • Sicurezza: al momento le fatturazioni elettroniche sono le più sicure e la visualizzazione è sempre leggibile.
  • Reperibilità: i documenti possono essere reperibili facilmente attraverso una semplice ricerca, quindi non si dovranno più possedere dei grandi libri contabili.

Come devono essere conservate le fatture elettroniche?

Con le ultime normative anche le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione, ma fortunatamente esistono dei metodi molto semplici ed efficaci da mettere in atto. L’agenzia delle entrate mette a disposizione di tutti un sistema gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche, anche se si limita solo a quest’ultime e non include anche i registri e tutti i documenti contabili come prevede la normativa.

In tantissimi casi, le aziende utilizzano dei software che forniscono dei sistemi certificati per la fatturazione elettronica e conservano anche tutti i documenti e le notifiche, come Arca Evolution. Il complesso processo di conservazione, in questo modo, può avvenire in maniera automatica e non c’è bisogno di assumere una persona competente.

Tuttavia, la legge stabilisce che chi possiede una partita IVA deve conservare le fatture elettroniche in documenti: pdf, jpeg o txt.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione

Con l’obbligo della fatturazione elettronica molte aziende di sviluppo dei software hanno messo a punto dei veri e propri programmi di fatturazione che sono in grado di integrare in maniera automatica tutte le ricevute delle fatture ricevute e non solo, con la possibilità di sviluppo personalizzato in base alle esigenze.

In questo modo la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche avviene in maniera automatica e non necessità costantemente dell’intervento dell’utente.

Ogni azienda può decidere se archiviare tutti i documenti attraverso un unico software, oppure avvalersi di più piattaforme specifiche.

Questi software non solo conservano i documenti, ma ne preservano anche i fini legali e quindi risultano validi e sicuri al 100%. Ogni fattura elettronica che viene mandata in conservazione deve necessariamente possedere una firma elettronica, che ha la stessa validità di una firma tradizionale e inoltre deve possedere una marca da bollo temporale per poter risultare totalmente in regola.

Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche?

Per la legge chiunque emetta delle fatture elettroniche deve conservarle a prescindere dal settore in cui opera. Tuttavia sono stati identificati alcuni proprietari di aziende, in possesso di regolare partita IVA, che sono stati esonerati dall’obbligo di conservare le fatture elettroniche:

  • Tutte le associazioni sportive dilettantistiche che in un anno hanno guadagnato una cifra complessiva fino a 65.000 euro.
  • Medici, infermieri e gli operatori sanitari se già hanno trasmesso i dati al sistema di Tessera Sanitaria.
  • Le imprese che fatturano servizi destinati a persone che non sono residenti in Italia o extra-comunitari.
  • Tutti i piccoli produttori agricoli che possiedono una piccola impresa.
  • Lavoratori che operano nel regime forfettario.
  • Lavoratori che operano nel regime di vantaggio.

Le categorie su cui non vige un obbligo bisogna necessariamente elencarle siccome molte aziende possono trovarsi in una sorta di limbo e non sapere cosa fare. Ad ogni modo tutti gli altri professionisti che non appartengono ai settori sopra citati, hanno l’obbligo di conservare tutte le fatture elettroniche.

Conclusione

La fatturazione elettronica non diminuisce la mole di lavoro delle aziende, ma la gestione può essere di gran lunga semplificata. La digitalizzazione dei documenti porta con sé moltissimi vantaggi, soprattutto se si parla di grandi realtà in cui le fatture da gestire sono veramente tante. Infine, anche i costi vengono dimezzati in quanto non bisogna stampare alcun documento.

Nuovo Codice sulla Crisi d’Impresa

Si è concluso il webinar “Nuovo Codice della Crisi d’Impresa: quanto ne sai?” organizzato da H&S, in cui abbiamo parlato del nuovo Codice della Crisi d’Impresa, con relatore Paolo Pedron, evangelist SME.
Il nuovo Codice della Crisi d’Impresa impone alle aziende di adottare un assetto organizzativo, amministrativo e contabile che permetta di rilevare i segnali delle eventuali crisi prima che avvengano.
Nel corso del webinar sono stati presentati i migliori strumenti per calcolare gli indicatori, per rispondere alla normativa e per gestire al meglio i processi aziendali.

Scarica il PDF Crisi d’Impresa: gli indici dell’allerta:

Scarica il PDF Il codice sulla Crisi d’Impresa:

Oltre l’e-commerce: come integrare la vendita online all’interno del “sistema azienda”

Con il costante sviluppo della tecnologia, e nello specifico di Internet, il termine e-commerce ha preso sempre più piede nella società, diventando ormai un vero e proprio punto di riferimento per aziende e non solo. L’e-commerce è la versione virtuale di mercatini, negozi ecc., che consente di mettere in mostra ed in vendita i propri prodotti sul vasto mondo del web. I pregi di ciò sono numerosi: bacino d’utenza esponenzialmente aumentato, orari illimitati, con il sito sempre attivo che permette al cliente di acquistare a qualsiasi ora, software appositi di gestione delle giacenze e spedizioni, garanzie e recensioni positive ricevute da clienti che aumentano la fiducia verso l’azienda e molte altri.

Appare evidente dunque come sia fondamentale integrare la vendita online all’interno di un’azienda. Sempre più persone preferiscono acquistare online piuttosto che girare per ore ed ore negozi e centri commerciali. Una recente ricerca svolta negli Stati Uniti, infatti, evidenzia che il 51% della popolazione acquista ormai esclusivamente sui siti di retail online, e si ipotizza che nel corso del prossimo anno questa percentuale salirà al 67%. Nonostante ciò, molte aziende non comprendono ancora l’importanza dell’e-commerce, e non ci puntano fortemente, con conseguente perdita di punteggio rispetto ad altre concorrenti.

Alla luce di tutto ciò, si può affermare che il futuro delle aziende sarà riposto quasi completamente nell’e-commerce, ma non solo. È necessario integrarlo correttamente nel proprio sistema azienda, per avere effettivi benefici e non rischiare di aver svolto una mossa inutile e controproducente.
La digitalizzazione dei processi aziendali è sempre più indispensabile alla sopravvivenza di un’impresa, deve essere svolta completamente ed a 360°. Un esempio è l’utilizzo e l’ottimizzazione di tutti i processi gestionali. In ogni azienda è necessario individuare i processi che possono essere automatizzati, per limitare al massimo l’intervento umano ed allo stesso tempo velocizzare, e non di poco, le operazioni. Scopriamo di più in merito.

L’importanza dell’integrazione e-commerce gestionale

ERP è l’acronimo di Enterprise resource planning, un software che integra tutti i processi di business rilevanti per l’azienda (contabilità, vendite, magazzino) in un unico punto di gestione. Racchiude quindi tutte le operazioni da svolgere in azienda, che non dovranno essere svolte da apposite figure professionali bensì tramite specifici software, con una notevole rapidità di esecuzione. Altri benefici che possiede un software gestionale per l’azienda sono la sicurezza delle operazioni, l’unicità della base dati, l’accessibilità intuitiva a tutti gli utenti, le numerose funzionalità disponibili. Vediamo alcuni esempi:

  • Il software gestionale consente di avere sempre a disposizione vari documenti riguardanti ordini e successive spedizioni fatte tramite il sito e-commerce. Avere le fatture già pronte da mandare poi alla PA permette di risparmiare una notevole quantità di tempo;
  • Il programma permette di gestire le spedizioni e i resi, e se integrato con la piattaforma e-commerce diventa uno strumento indispensabile e di grande utilità. Ogni volta che viene fatto un ordine sul sito, infatti, il software si aggiorna automaticamente, senza intervento manuale, mostrando la fattura in questione, aggiornando la lista degli ordini ecc.;
  • Il gestionale divide l’anagrafica clienti in quella della fatturazione e quella della spedizione. L’anagrafica è unica e univoca mentre l’indirizzo di spedizione può cambiare. Un cliente, infatti, può acquistare un oggetto pagando ed indicando un apposito indirizzo di fatturazione, ma farsi consegnare l’ordine in un altro indirizzo. Una corretta integrazione, infatti deve prevedere ciò, ovvero che lo stesso cliente può avere necessità di ricevere la merce in più luoghi. Sarà compito del software gestionale associare l’indirizzo di fatturazione all’indirizzo di spedizione, anche se diversi.

Queste sono alcune delle principali utilità che possiede il collegamento tra l’e-commerce ed il gestionale aziendale. L’utilità principale riguarda però la fase di spedizione e le giacenze in magazzino. Il software attua costantemente una sincronizzazione automatica delle disponibilità di prodotti nel magazzino, avvisando sull’e-commerce in tempi rapidi. Questa funzione prevede che il gestionale esporti un file contenente per ogni articolo l’indicazione della giacenza. Se, per esempio, sono rimasti nel magazzino dieci smartphone, e vengono comprati tutti, sull’e-commerce apparirà la dicitura “Attualmente non disponibile” o “Esaurito”.

Quando poi l’azienda effettuerà l’ordine del device da un fornitore ed esso verrà registrato sul software gestionale, automaticamente apparirà sul sito la nuova disponibilità.