Come fare un budget commerciale

Quando si parla di crescita aziendale e aumento del fatturato, è inevitabile fare riferimento al budget commerciale. Questo è una parte fondamentale, da non sottovalutare, per lo sviluppo di un’azienda. La definizione di questo tipo di budget, preciso e ben delineato, aiuta a fissare un obiettivo chiaro su cui potersi concentrare per lavorare al meglio.

Per approfondire il tema di ottimizzazione in ambiente lavorativo, leggi anche: “Come organizzare il lavoro in azienda“.

Budget commerciale: definizione

Il budget commerciale è una componente del budget economico, che determina l’attività e gli obiettivi dell’azienda. Questo gioca un ruolo fondamentale per il fatturato dell’azienda: il suo scopo, infatti, è quello di fornire un quadro completo sui ricavi e i costi relativi alla vendita dei propri prodotti.

È importante non sottovalutare tre importanti fattori per la realizzazione di un budget commerciale:

  • la situazione del mercato, specialmente della domanda;
  • gli attuali trend che interessano il settore merceologico dell’azienda, i suoi prodotti e i relativi consumatori;
  • gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere (cosa, quanto e quando).

Più il budget commerciale sarà accurato, maggiori saranno le possibilità di raggiungere i traguardi prefissati. Esistono strumenti in grado di aiutare le aziende nella sua realizzazione, come i software gestionali.

Software gestionale per budget aziendale

Il miglior software gestionale per budget commerciale è senza dubbio Arca Evolution. Questo software, infatti, ha numerosi moduli dedicati alle più svariate attività. Uno di questi si chiama proprio Budget Commerciale e permette di monitorare target e obiettivi assegnati per orientare risultati di business tangibili.

Grazie al modulo Budget Commerciale di Arca Evolution è possibile inserire obiettivi di budget per agenti, per zona, per settore, per famiglia, per categoria, per categoria dei clienti, per marca relativamente agli articoli e non solo. Una volta inseriti, gli obiettivi di budget vengono memorizzati in tutte le loro revisioni proprio per semplificare la vita di coloro che andranno a consultare tali informazioni. Queste revisioni potranno anche essere duplicate in un secondo momento.

Il modulo Budget Commerciale ha una tabella di configurazione mensile in cui poter visualizzare in modo chiaro e semplice gli obiettivi di budget che sono stati inseriti mese per mese. Una funzione molto apprezzata dai nostri clienti è la possibilità di importare un budget da un foglio Excel.

Perché scegliere Arca Evolution

Nel paragrafo precedente abbiamo elencato le funzioni e i vantaggi del modulo Budget Commerciale. Questo è solo uno dei molti motivi per cui scegliere di passare ad Arca Evolution. Questo software gestionale è molto versatile: i suoi moduli consentono la risoluzione dei problemi che ogni capo d’azienda si ritrova a fronteggiare, e la semplificazione delle mansioni quotidiane e ricorrenti (come, appunto, la realizzazione di un budget di questo tipo).

Tra i moduli di Arca Evolution più apprezzati troviamo:

  • archiviazione documentale, che permette di archiviare qualsiasi documento aziendale attraverso un sofisticato sistema di catalogazione;
  • gestionale magazzino, in grado di coprire a 360 gradi le esigenze delle aziende con la gestione del proprio magazzino (perfettamente integrabile con gli ecommerce), dalle giacenze agli indici di rotazione;
  • vendita al banco, il modulo che rende Arca Evolution un perfetto software gestionale per negozi. Permette di registrare gli scontrini di vendita e stamparli, con contabilizzazione automatica;
  • Fatturazione elettronica passiva e fatturazione elettronica PA e privati, due moduli in grado di gestire con facilità le fatture elettroniche di ogni genere (per approfondire l’argomento, leggi l’articolo: “Come funziona la fatturazione elettronica”).

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Come funziona la fatturazione elettronica

Dal 01/01/2019 sapere come funziona la fatturazione elettronica è diventato un requisito fondamentale per tutte le aziende. In questa data, infatti, è stato introdotto dalla Legge di Bilancio l’obbligo della fatturazione elettronica per i soggetti titolari di Partita IVA residenti o comunque fiscalmente stabiliti in Italia, a seguito di prestazioni di servizi e vendita di beni. Da questa data è cessata quindi la possibilità di emettere le fatture nel vecchio formato cartaceo, che richiedeva un sistema di archiviazione documentale efficace da parte dell’azienda affinché non si perdesse alcun documento.

Questa nuova modalità di fatturazione deve essere osservata:

  • quando la prestazione di servizi o vendita di beni avviene tra due soggetti B2B (Business to Business) ovvero entrambi titolari di Partita IVA;
  • quando la fatturazione vede da una parte un operatore IVA e dall’altra un consumatore finale ovvero un soggetto privato sprovvisto di Partita IVA.

Sono stati esonerati da questo obbligo, e possono tuttora proseguire con l’emissione cartacea delle fatture:

  • le imprese e i lavoratori autonomi appartenenti al regime fiscale di vantaggio come previsto dalla Legge 15 luglio 2011 n. 111;
  • le imprese e i lavoratori appartenenti al regime forfettario ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190.

Pertanto, ora la condizione fondamentale per emettere fatture è possedere un pc o un tablet e una connessione internet, non più carta e toner per la stampante. Ad eccezione, come già detto, dei soggetti titolari di Partita IVA rientranti nei regimi fiscali di vantaggio e forfettario.

Come fare fatturazione elettronica

Quindi, come funziona la fatturazione elettronica? E come fare per emettere una fattura con questo metodo?

La fattura elettronica può essere compilata esclusivamente tramite un software gestionale apposito, che consente anche di firmare digitalmente la fattura e trasmetterla allo SDI (Sistema di Interscambio). Quest’ultimo funge da “distributore”, ovvero è lo strumento che consente la consegna della fattura elettronica al suo destinatario ed esegue anche la verifica della presenza sul documento di tutti i dati fiscali obbligatori.

Per identificare con precisione il destinatario della fattura elettronica occorre caricare nel software, unitamente ai dati anagrafici del cliente, anche il suo codice univoco. Altrimenti è possibile utilizzare il suo indirizzo PEC (indirizzo mail della Casella di Posta Elettronica Certificata).

Il Codice Univoco è un codice alfanumerico composto di 7 elementi che viene attribuito a ciascun soggetto IVA a seconda del software gestionale che si è scelto per l’amministrazione dello sportello delle fatture attive. Se non si conosce il Codice Univoco del destinatario della fattura, è comunque possibile procedere con l’emissione e invio della stessa indicando sette zeri (0000000) in luogo dei sette caratteri del Codice Univoco.

Il fornitore in sede di emissione della fattura elettronica invia al cliente anche la cosiddetta “copia di cortesia” della fattura in questione e la trasmette tramite mail al destinatario/cliente.

I termini di emissione della fattura elettronica sono 12 giorni. È consentito emettere e trasmettere allo SDI la fattura entro il dodicesimo giorno successivo a quello in cui è avvenuta la prestazione di servizi o la cessione di beni. Se il fornitore/mittente della fattura non rispetta questo termine, sarà soggetto a sanzione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Software per la fattura elettronica

Ogni tipologia di azienda, sin dall’ultimo trimestre 2018, ha dovuto impegnarsi nel capire come funziona la fatturazione elettronica. L’impresa e il lavoratore autonomo hanno diverse opzioni tra cui scegliere per quanto concerne il software per la fatturazione elettronica.

Innanzitutto, ogni soggetto con Partita IVA ha a propria disposizione il sito dell’Agenzia delle Entrate. Entrando nel sito con le proprie credenziali e poi accedendo all’area Fatture Elettroniche e Corrispettivi è possibile caricare tutti i dati della fattura da emettere e trasmetterla tramite lo SDI (Sistema di Interscambio) direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo servizio è gratuito in quanto limitato.

Il miglior software gestionale per la fatturazione elettronica attualmente sul mercato è senza dubbi Arca Evolution. Nato dalla Wolters Kluwer, nota azienda estera, questo software gestionale è in grado di semplificare e ottimizzare ogni processo. Nel caso delle fatture, con Arca Evolution è possibile:

  • gestire in modo automatico le fatture verso la PA (Pubblica Amministrazione);
  • gestire l’intero flusso delle fatture verso i privati, sempre in maniera automatica e organizzata;
  • gestire le fatture elettroniche passiva (visualizzazione, riconciliazione, import in contabilità e documenti);
  • archiviare attraverso un sistema di catalogazione tutte le fatture e gli altri documenti utili per l’azienda;
  • gestire le varie comunicazioni riguardanti la SDI e la PA.

Un’altra funzione fondamentale di questo software consiste nella conservazione delle fatture elettroniche per il termine minimo obbligatorio per legge pari a 10 anni.

Arca Evolution ha infiniti moduli per cercare di semplificare il più possibile i processi aziendali, come ad esempio la gestione del magazzino. Questo software, infatti, si integra perfettamente con gli ecommerce moderni.

Esistono anche software verticali ritagliati sulle esigenze del settore specifico in cui lavora una determinata azienda, come ad esempio eAssistance, software dedicato all’assistenza tecnica.

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Software gestionale per impiantisti: a cosa serve?

Un software gestionale per impiantisti è veramente utile o è uno spreco di risorse?

Tutte le aziende impiantiste hanno un comune denominatore: lavorano a commessa e su diversi cantieri anche in contemporanea. Le attività per la gestione dei lavori quindi si moltiplicano ed il coordinamento organizzativo diventa fondamentale. A questo punto entra in gioco il software gestionale per impiantisti che altro non è che un software per la gestione integrata di tutti i comparti gestionali aziendali: dal personale, al magazzino, alle scadenze, al fatturato ecc.

Per un imprenditore che deve dividersi tra l’ufficio e il cantiere e che spesso deve occuparsi in prima persona delle fasi operative più delicate di una commessa, la possibilità di usufruire di un software gestionale per impiantisti, capace di fornire dati in tempo reale relativi alla situazione di ogni commessa, rappresenta un vantaggio competitivo notevole. I software gestionali dedicati hanno un’integrazione verticale all’interno dell’azienda e perciò devono avere delle caratteristiche specifiche per rispondere alle esigenze del settore.

Un software integrato verticalmente

Un software gestionale per impiantisti è un software verticale. Ciò significa che è specifico per questo tipo di attività e consente un controllo delle commesse e dei cantieri anche a distanza, grazie ai dispositivi mobili.

I dati inseriti sono normalizzati su base aziendale e tutti gli utenti possono inserire le informazioni relative al proprio lavoro all’interno dell’organizzazione. Questo aspetto consente di ridurre i tempi relativi alla raccolta delle informazioni provenienti dai diversi cantieri poiché tutti i collaboratori comunicano in tempo reale con il software gestionale aggiornando di volta in volta i dati relativi al proprio lavoro.

Con un software gestionale per impiantisti, quindi, si ha sempre sott’occhio la situazione relativa allo Stato di Avanzamento dei Lavori (SAL) di ogni commessa, fornendo gli strumenti più adeguati per una più corretta gestione delle attività del personale.

Il continuo flusso dei dati permette di intervenire tempestivamente qualora dovessero riscontrarsi delle anomalie, riuscendo così a ridurre dei costi dovuti alla cattiva gestione di fornitori, magazzino ecc.

Come si sceglie un software gestionale per impiantisti

Quali devono essere le caratteristiche di un software gestionale per impiantisti? Come già detto, è necessario che questi software abbiano una certa specificità permettendo una gestione del lavoro di cantiere oltre a quella classica di tipo amministrativo e contabile. Ciò include anche la semplicità di utilizzo del software. Le persone che dovranno interfacciarsi con questo tipo di piattaforma hanno una formazione tecnica ben specifica per svolgere il loro lavoro, che non include una preparazione informatica di alto livello. Perciò la scelta migliore ricade sicuramente su sistemi caratterizzati da una certa facilità di utilizzo con procedure non complicare e semplici da apprendere.

Trattandosi di un investimento sia in termini economici che di competenze un altro degli elementi da valutare è la velocità di obsolescenza del software e la possibilità di aggiornarlo rispetto all’evolversi della tecnologia. A tal fine si deve puntare verso sistemi web-oriented, ma anche integrati con i sistemi mobili e aperti alle interconnessioni con le altre tecnologie.

Un software verticale come eAssistance aiuterà gli impiantisti ad automatizzare gli interventi tecnici. Il software ha molte funzioni, alcune delle quali sono:

  • pianificare gli interventi e gestirne lo storico;
  • coordinare i tecnici e assegnargli diverse attività;
  • gestire sedi, impianti e molto altro.
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Le funzionalità di un software gestionale per impiantisti

Visto che il fulcro del lavoro degli impiantisti è rappresentato dalle commesse è attorno ad esse che si concentra maggiormente l’attenzione di chi vuole gestire in maniera efficiente la propria azienda. Le informazioni devono essere molto precise e devono riguardare le attività operative da svolgere in cantiere ma anche supportare tutta la fase burocratica relativa ai documenti come preventivi, formulari, fatturazione ecc.

La gestione dei fornitori è un passaggio fondamentale soprattutto per la gestione dei costi. Un software efficiente deve essere in grado di aggiornare in maniera automatica i listini e gestire tutto il processo di acquisto al fine di sfruttare le condizioni migliori presenti sul mercato.

Il materiale acquistato transita per il magazzino, dunque la corretta gestione delle scorte, oltre a consentire un abbattimento dei costi, riesce anche ad ottimizzare i tempi di lavoro gestendo efficacemente la movimentazione dei materiali per quanto riguarda i carichi, gli scarichi, gli invii e il ritiro delle merci dal cantiere.

Inoltre la gestione e il calcolo relativo agli acquisti permette di avere informazioni relative alla rotazione delle giacenze di magazzino e del livello delle scorte.

La gestione delle commesse è molto importante ed è una funzionalità imprescindibile per un software di questo genere. Questa operazione è facilmente gestibile grazie a un software gestionale come Arca Evolution. Le informazioni che riguardano le attività da eseguire con il relativo materiale necessario, o gli interventi di manutenzione, la manodopera impiegata, lo stato di avanzamento dei lavori e soprattutto i tempi di realizzazione degli stessi sono molto preziose e possono rappresentare la differenza tra attività che producono un buon margine e commesse in perdita.

Un software gestionale per impiantisti deve essere utilizzabile anche da dispositivi mobili. Come già detto, un flusso di dati aggiornato in tempo reale rappresenta un vantaggio competitivo, tuttavia trattandosi di un lavoro svolto sul campo, lontano dall’ufficio, poter aggiornare i dati da smartphone o tablet è molto importante. Infatti in questo modo è possibile inserire rapporti riguardo il lavoro svolto e consultare allo stesso tempo i dati della commessa oltre a quelli economici.

La gestione della fatturazione in un momento storico come questo è quanto mai importante. Infatti, dopo l’introduzione della fatturazione elettronica, un software gestionale che si rispetti deve essere capace di gestire la fatturazione elettronica attiva e passiva e soprattutto occuparsi dell’invio anche ai clienti del documento contabile.

Conclusioni

Un software gestionale per impiantisti è un sistema progettato appositamente per coloro che operano nel settore degli impianti idraulici o elettrici in grado di associare il lavoro sul campo alla gestione amministrativa delle attività. Che sia un sistema integrato (soprattutto con i dispositivi mobili), verticale e aperto sono delle caratteristiche indispensabili per un sistema informativo aziendale per cui valga la pena investire.

Leggi anche: “Cos’è un sistema ERP aziendale e perché è così importante“.

Sicurezza informatica aziendale: cos’è e come raggiungerla

La sicurezza informatica aziendale, conosciuta anche come cybersecurity, è un argomento molto importante che riguarda qualsiasi tipo di impresa. L’era tecnologica che stiamo vivendo, con un’evoluzione continua e senza sosta, impone alle aziende di prestare una continua attenzione alla propria sicurezza informatica.

Purtroppo sono sempre più frequenti e complessi da affrontare gli attacchi hacker che abbiamo imparato a conoscere nel corso degli ultimi anni. Di seguito andremo ad analizzare che cosa si intende di preciso per sicurezza informatica aziendale, quanto è importante e come deve essere applicata.

Cosa si intende per sicurezza informatica aziendale?

La sicurezza informatica aziendale è un sistema organizzativo di servizi, regole e comportamenti individuali che punta a proteggere i sistemi informatici presenti all’interno dell’azienda. Di fatto parliamo di una protezione contro gli attacchi hacker che compromettono i dati.

L’obiettivo, dunque, è quello di evitare intrusioni esterne ai sistemi informativi aziendali al fine di garantire la riservatezza dei dati presenti. Si tratta di un elemento imprescindibile, in quanto un’intrusione di questo tipo potrebbe avere un impatto devastante sulla realtà aziendale, danneggiandone anche la reputazione.

Fortunatamente anche in Italia le aziende hanno capito l’importanza di effettuare investimenti al fine di garantire la sicurezza informatica aziendale. Circa il 78% delle imprese che investono maggiori risorse sono multinazionali, mentre le piccole e medie imprese purtroppo non sono ancora del tutto allineate alle nuove esigenze in termini di sicurezza informatica. L’arrivo del GDPR ha dato una spinta decisiva in questo senso. Dalla sua entrate in vigore, si è assistito ad un aumento piuttosto netto degli investimenti nel campo della cybersecurity.

Perché la sicurezza informatica aziendale è così importante?

Qualunque azienda, dalla più piccola alla più grande, deve dare priorità massima alla cybersecurity. È importante garantire la tutela dei dati aziendali e sensibili, prevenendone la perdita o il furto . Un sistema di protezione efficace, basato su sistemi avanzati, può garantire la sicurezza dei dati, delle applicazioni e della rete.

Un piano di disaster recovery permetterà all’azienda di avere una valida strategia per reagire prontamente ad eventuali imprevisti. Si tratta di un insieme di misure tecnologiche e logistiche volte a far ripartire l’azienda, ripristinando il normale svolgimento delle attività e l’elaborazione dei servizi.

Come garantire la sicurezza informatica in azienda

Tutte le aziende, piccole o grandi che siano, devono fronteggiare il tema della sicurezza informatica aziendale. Poiché tutti i dati, con la tecnologia di oggi, sono attaccabili da malintenzionati è fondamentale avere dei sistemi di protezione avanzati. Quindi: come garantire la sicurezza informatica aziendale?

  • È bene partire dalla conoscenza, ovvero saper riconoscere i rischi e le strategie da adottare in caso di problemi. Per ogni strategia vanno analizzati i punti critici, in modo tale da porre rimedio e migliorare il sistema. Virus, malware e quant’altro sono in continua evoluzione e occorre quindi stare al passo rimanendo sempre aggiornati per poterli fronteggiare come si deve.
  • Tenere sotto controllo tutti i dispositivi utilizzati in azienda e mantenere i sistemi operativi aggiornati. La soluzione è installare antivirus, anti-malware, anti-pishing e tutti quei sistemi che riescono a prevenire eventuali attacchi esterni.
  • Utilizzare un firewall, ovvero un dispositivo di sicurezza della rete che monitora in tempo reale tutti i dati in entrata e in uscita
  • Salvaguardia del cloud, che oggi è utilizzato dalla stragrande maggioranza delle imprese. Si tratta di un sistema estremamente comodo ma non esente da attacchi esterni. Quindi è fondamentale intervenire per mantenere un livello di sicurezza molto elevato.
  • È importante che ogni dipendente dell’azienda sia formato in materia digitale. Spesso gli attacchi hacker vanno a segno in quanto le persone che lavorano all’interno dell’impresa sono poco preparate.

Leggi anche: “Backup su cloud e sicurezza dei dispositivi

Consulenza sicurezza informatica: quando richiederla?

È possibile richiedere una consulenza sicurezza informatica per scegliere la giusta soluzione di cybersecurity. Possiamo analizzare insieme i movimenti informatici aziendali, valutarne i rischi e indicarvi la strada migliore per scongiurare la possibilità di attacchi hacker.

La consulenza sicurezza informatica è un servizio sempre più richiesto, per via della trasformazione digitale delle aziende (leggi anche: “Consulenza IT: a cosa serve e quando“). Esse non possono assolutamente permettere che un’intrusione possa fargli perdere migliaia di dati, mandarle in tilt e rovinarne la reputazione.

È proprio in quest’ottica che la consulenza sicurezza informatica gioca un ruolo strategico. Esso si occupa di seguire tutte le fasi relative alla cybersecurity:

  • pianificazione di strategie di sicurezza
  • individuazione di falle nel sistema
  • strategia di disaster recovery
  • creazione di sistemi antivirus efficaci e altamente evoluti
  • aggiornamento continuo
  • verifica del corretto funzionamento di tutti i sistemi
  • formazione dei dipendenti in tema di sicurezza e molto altro.

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Archiviazione documentale efficace: come fare?

Quante volte in un’azienda in crescita si è arrivati al punto di avere delle difficoltà gestionali legate all’archiviazione documentale? Spesso ci sono lunghi procedimenti amministrativi colmi di burocrazia che comportano una gestione documentale accurata, organizzata e ben pensata. Altre volte, invece, è necessario tenere traccia di documenti o fatture all’interno di un archivio.

Vediamo insieme come può essere risolto questo problema.

Software archiviazione documentale

Nel momento in cui all’interno di un’attività viene prodotto un documento di qualsiasi tipo, esso sarà certamente condiviso e archiviato. La prima cosa che ci viene in mente è un enorme e interminabile magazzino sotterraneo pieno di cassetti impolverati e vittime del tempo che passa. Ma i tempi sono cambiati! Oggi esistono dei software gestionali, come Arca Evolution, in grado di tenere traccia dei documenti e delle relative modifiche così da non perdere nulla. Parliamo di sistemi di gestione documentale (DMS).

I DMS (Document Management System) sono software messi a punto per l’organizzazione e la facilitazione dell’archiviazione documentale di un’azienda. Dalla creazione, fino all’emissione e alla modifica di documenti e testi affini. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, l’indicizzazione dei documenti avviene in modo automatico e user friendly per il fruitore.

Esistono versioni che permettono la ricerca e l’archiviazione dei documenti ed esistono soluzioni che ne consentono la conservazione digitale.

Si integrano senza alcun problema con qualsiasi interfaccia grafica a disposizione, così da non creare problemi di malfunzionamenti e/o incompatibilità. Non esistono ostacoli neanche per quanto riguarda i sistemi operativi: da Windows a Mac OS a Linux, per poi passare ad Android a iOS.

Come funzionano

I DMS offrono differenti possibilità all’utente. Potrà essere facilmente rintracciata la data o il testo del documento, che darà il permesso ad altri utenti di fruire dei contenuti. I documenti potranno essere acquisiti via scanner. In questo modo il software rileva i caratteri e tutto ciò che è di vitale importanza (anche errori, qualora fossero presenti). Ovviamente i documenti potranno essere indicizzati e conservati anche pronti per essere trasportati su un nuovo supporto e/o recuperati se ci dovessero essere dei problemi.

Questo tipo di software potrà essere modificato facilmente per poi essere condiviso in modo assolutamente sicuro, permettendo a più utenti di collaborare. Fondamentale è il flusso di lavoro: nel momento in cui viene caricato un documento, potrà essere inviato da un reparto all’altro, così da ottimizzare le tempistiche.

Grazie alle impostazioni di ricerca non sarà difficile risalire a un documento per esaminarlo, modificarlo, pubblicarlo e riprodurlo su file o in modo cartaceo.

È importante non confondere questi fattori di beneficio con un backup. L’operazione di backup consiste nel realizzare una copia di sicurezza dei dati, così da essere accessibili anche in caso di guasti o perdite. Questo sistema è più elastico, deve essere progettato per adattarsi sempre e comunque a qualsiasi tipo di cambiamento senza creare problematiche. Il sistema deve essere il più semplice possibile, così da poter essere utilizzato da chiunque mantenendo il livello di qualità di dati sempre al massimo.

I vantaggi di un software di archiviazione documentale

Al giorno d’oggi è impossibile sperare di portare avanti un’azienda o un ufficio senza un software gestionale che possa garantire un’ottimale e sicura archiviazione documentale.

I vantaggi di un software che possa permettere tutto ciò sono:

  • l’ottimizzazione del tempo di lavoro;
  • rispetto dell’ambiente, grazie alla possibilità di ridurre il numero di stampe;
  • sicurezza del software, il quale garantisce non solo privacy, ma anche la possibilità di trasferire documenti, mantenerne più copie e modificarlo.

Insomma, grazie ai software gestionali è possibile avere un immenso archivio davanti a sé senza dover ricercare documenti in luoghi remoti e spesso inaccessibili. Possono essere utilizzati da qualsiasi tipo di attività e sono di grande aiuto per organizzare il lavoro in azienda. Sono semplici da utilizzare e intuitivi, in modo da permettere anche a un non professionista di utilizzarlo senza dover essere supportato. I software gestionali possono inoltre essere adattati a software già esistenti. In questo modo si può accedere a qualsiasi tipo di dato da qualsiasi piattaforma e dispositivo (PC, smartphone, tablet).

Parliamo dei costi: i costi, come gli spazi di archiviazione, vengono notevolmente ridotti. Questo diventa cruciale per l’azienda, la quale potrà investire il denaro risparmiato in risorse per i dipendenti e per migliorarsi. I costi diventeranno inferiori non solo per l’azienda, ma anche per il pianeta. Quest’ultimo ringrazierà di impiegare meno alberi per la produzione di carta spesso sprecata.

In conclusione, l’archiviazione documentale è un metodo oramai indispensabile per gli uffici e le grandi aziende. Questo mezzo gli permette di fare un passo avanti e dare vita ad una vera e propria rivoluzione degli archivi, sia per l’azienda che per l’ambiente.

Una consulenza IT può aiutarti a trovare la soluzione giusta per la tua azienda. Contattaci per saperne di più!

Come organizzare il lavoro in azienda

Sapere come organizzare il lavoro in modo efficiente ed efficace non è mai semplice, specialmente quando l’azienda cresce. Quando aumentano il numero di dipendenti e la mole di lavoro, nasce l’esigenza di organizzare e pianificare le attività al meglio. Un’azienda poco organizzata rischia di far aumentare lo scontento tra i suoi dipendenti e subire perdite economiche più o meno ingenti.

In un mondo pieno di aziende di ogni tipo, è importante cercare di spiccare tra i competitor e dare quel valore aggiunto al consumatore. Questo è possibile attraverso una buona organizzazione e tanto impegno, anche con l’aiuto della tecnologia.

Ci sono soluzioni organizzative anche dal punto di vista hardware e software. È possibile farsi consigliare la soluzione migliore da un professionista tramite una consulenza IT.

Rendere efficaci ed efficienti i processi significa aumentare la produttività dell’azienda. Ma come fare? Vediamo insieme alcune buone pratiche per ottimizzare i processi e organizzare il lavoro al meglio.

Consigli per ottimizzare il lavoro

  • Definire i ruoli all’interno dell’azienda. Se ognuno ha un compito preciso, sarà più facile organizzare il lavoro e portarlo a termine nel minor tempo possibile. Questo permette anche di coordinare in modo efficiente le attività e le risorse all’interno dell’azienda.
  • Migliorare la comunicazione interna. È importante che tutte le risorse riescano a comunicare tra di loro e riescano a farlo nel modo giusto. L’obiettivo è creare un clima pacifico e dare a tutti i mezzi per comunicare in modo efficace.
  • Tenere in ordine i documenti aziendali. Tramite archivio cartaceo o tramite computer, è importante tenere in ordine i documenti riguardanti l’azienda, le fatture e i contratti.
  • Tenere nota delle scadenze. È molto importante che tutte le risorse che si occupano di un progetto conoscano le sue scadenze. Questo gli permette di potersi organizzare per portare a termine il lavoro entro la data prescelta.
  • Fare un backup periodico dei dati sensibili. Il backup è un’operazione estremamente importante per salvaguardare tutti i dati che riguardano l’azienda. Inoltre, permette di avere sempre a disposizione una copia di sicurezza da poter conservare e consultare.
  • Acquistare un software gestionale. Questa è la strada migliore per rendere l’azienda il più efficiente possibile e aumentarne la produttività. Un buon software gestionale permette di conservare e tenere traccia di tutti i processi.

Software per organizzare il lavoro

Sempre più professionisti sono alla ricerca di app e programmi per organizzare il lavoro e soprattutto risparmiare tempo. Ognuno di loro ha esigenze diverse: è qui che entra in gioco Arca Evolution. Si tratta di un software gestionale estremamente personalizzabile in base al tipo di azienda, alle sue dimensioni e al numero di processi da gestire. Grazie a questo software, è possibile organizzare il lavoro in modo efficiente e ottimizzarlo al meglio. Arca Evolution permette di:

  • tenere traccia della contabilità e dei dati bancari;
  • conservare e gestire i documenti aziendali;
  • coordinare le attività e controllare il magazzino;
  • conservare ed emettere fatture;
  • gestire gli ordini dei clienti e dei fornitori;
  • impostare gli obiettivi di vendita e di acquisto dell’azienda.

Esistono poi funzioni specifiche di Arca Evolution, come quelle dedicate ai negozi, che permettono di gesire la cassa, integrare lettori di codici a barre, coordinare il magazzino con l’ecommerce e molto altro. Queste soluzioni sono tutte volte alla semplificazione dei processi e all’ottimizzazione.

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Software gestione interventi tecnici: a cosa serve?

Il cliente è al centro di ogni azienda; per questo è fondamentale garantirgli sempre il massimo supporto, grazie a strumenti come i software gestione interventi tecnici.

La fama e l’apprezzamento di una azienda si basano, principalmente, sulla sua affidabilità. Questa importante prerogativa non viene determinata solo dalla qualità effettiva dei sui prodotti, ma anche dalla qualità dell’assistenza tecnica che viene offerta al cliente. Se gli viene fornita una soluzione adeguata, in grado di risolvere in tempo rapido la problematica riscontrata, la sua fiducia aumenterà.

Interventi tecnici: la base della fiducia del cliente

Oltre ad uno strutturato reparto vendite, una azienda di successo deve garantire una buona efficienza del reparto assistenza tecnica. Abbiamo visto infatti quanto questo settore risulti determinate nel decretare la conferma, o la smentita, dell’affidabilità e della qualità di un’azienda. Gli interventi tecnici stanno diventando una vera e propria parte integrante del prodotto, che viene indirettamente venduta durante il suo acquisto. Grazie a questo piccolo ma importante tassello, è possibile instaurare relazioni di fiducia, anche molto lunghe, con i propri clienti.

Negli ultimi anni le aziende stanno facendo a gara sul coccolare il cliente. Non ci si riferisce più solo al processo di produzione e vendita, ma anche a quello di assistenza e di intervento. L’assistenza tecnica, in uno scenario come questo, assolve ad un ruolo importantissimo. È per questa ragione che un software gestione interventi tecnici può aiutare l’azienda a diventare particolarmente efficiente.

Quali sono le criticità dell’assistenza e degli interventi tecnici?

Nel caso in cui gli interventi tecnici non vengano correttamente gestiti, l’immagine dell’azienda potrebbe risentirne. Essa potrebbe essere etichettata come inefficiente o noncurante nei confronti dei clienti già acquisiti. Per evitare tutto ciò, sarebbe consigliabile curare in modo particolare alcuni punti critici, come ad esempio la rete stessa dell’assistenza.

Nel caso in cui essa venga erogata con modalità di gestione esterna, mediante cioè CAT, e non da tecnici interni, è necessario curare in modo dettagliato la comunicazione tra i vari dipartimenti, in modo tale che il cliente sia in grado di risolvere il problema riscontrato con il suo prodotto o servizio nel minor tempo possibile. Oltre a questo è bene che, all’interno di un centro assistenza tecnica venga eseguita:

  • una adeguata programmazione ed assegnazione degli interventi;
  • una efficiente gestione degli interventi e delle risorse umane;
  • una comunicazione interna efficace.

Software gestione interventi tecnici

Nelle piccole aziende, spesso, alla base di una assistenza tecnica performante vi è un’organizzazione semplificata, gestita all’interno dell’azienda. Quando il volume delle vendite inizia ad aumentare, l’organizzazione portata avanti dagli organi interni all’azienda non è più sufficiente. A questi livelli è necessario un sistema in grado di avere una visione d’insieme delle richieste e delle esigenze aziendali. L’introduzione di software gestione interventi tecnici ha permesso di ottimizzare in modo incredibile tutti i processi relativi all’assistenza, sia per il cliente che per il lavoratore.

Un software gestione interventi tecnici funziona come un grande organizzatore. Esso è in grado di gestire non solo la comunicazione fra i dipartimenti di questo settore, ma anche di automatizzare l’intero processo di assistenza tecnica: dalla gestione della chiamata, all’assegnazione dei tecnici, fino alla fatturazione del rapporto d’intervento. Insomma, è in grado di migliorare la qualità del servizio e l’organizzazione degli interventi.

Perché usare un software gestione interventi tecnici?

Scegliere di utilizzare questo sistema è, senza dubbio, il modo migliore per efficientare un ramo dell’azienda cruciale nel determinare la fiducia del cliente, secondo le svariate ragioni che abbiamo appreso in precedenza. Inserire all’interno della propria azienda un software come questo è il modo migliore per garantire il miglioramento della qualità del servizio proposto, abbattendone i costi di gestione. Con l’ottimizzazione dei processi, la gestione dell’assistenza tecnica andrà ad avere un costo complessivo inferiore, facendo aumentare la fiducia del cliente. Esistono software gestionali per tutte le esigenze professionali: dall’analisi dati, al magazzino e alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche.

Scegliere di investire in un software gestione interventi tecnici come eAssistance vuol dire andare a promuovere, pubblicizzare, efficentare, la propria azienda. Uno strumento semplice, efficace, e perforante, che sarà in grado di ottimizzare un settore chiave dell’economia aziendale e della gestione del rapporto con il cliente finale.

Una consulenza IT potrà aiutarti a scegliere il giusto software gestionale per la tua azienda.

Software gestionale per negozi: a cosa serve?

Un software gestionale per negozi è uno strumento che ottimizza i processi di gestione all’interno del proprio punto vendita o della propria attività. Ha il compito di semplificare e velocizzare il lavoro di tutti i dipendenti, aiutando ad organizzare dati e informazioni preziose. Ogni software ha varie funzioni, per questo è importante valutare bene le varie opzioni per scegliere la soluzione migliore o eventualmente capire se sia il caso di cambiare software gestionale.

Un buon software gestionale per negozi deve avere delle caratteristiche tali da ottimizzare i processi all’interno del punto vendita. Ogni tipo di attività ha delle esigenze diverse, dovute dalla diversa natura delle mansioni da svolgere, dalle dimensioni e dal numero di personale al suo interno. Comuni per tutti i tipi di negozio sono quattro obiettivi:

  • semplificare la vendita
  • gestire il magazzino e la merce
  • ottimizzare i tempi
  • aumentare il fatturato

Come scegliere il gestionale migliore?

Non esiste un software gestionale “perfetto” in senso assoluto. Ogni attività ha esigenze diverse, che devono essere soddisfatte attraverso degli strumenti mirati a semplificare determinate mansioni. Ad esempio, un negozio fisico con uno shop online avrà sicuramente un software gestionale magazzino o ne avrà già sentito parlare, mentre una piccola bottega potrebbe non sentirne la necessità, preferendo occuparsi personalmente della gestione della merce e delle fatture. Allo stesso modo, ci sono software che possono crescere con l’azienda, adattandosi alle esigenze del negozio che piano piano si allarga o amplia i suoi canali di vendita.

Nel mercato ci sono molti software gestionali per negozi, gratuiti o a pagamento. Ovviamente gli strumenti a pagamento offrono alcuni servizi aggiuntivi che un software gratuito non può avere. Questa spesa costituisce un investimento per avere a disposizione un software gestionale affidabile al 100%. Grazie ad esso, sarà possibile organizzare tutti i processi per lavorare al meglio e con meno sforzi. Per capire meglio quale sia la soluzione perfetta alle tue esigenze, puoi chiedere una consulenza IT per farti guidare sulla scelta migliore da un team di esperti del settore.

Arca Evolution: il software gestionale versatile

Arca Evolution è il software gestionale su misura per ogni esigenza. Nato dall’esperienza in campo IT della Wolters Kluwer, è un prodotto estremamente versatile che permette di ottimizzare i processi attraverso la gestione di dati e informazioni aziendali (fatture, magazzino, vendite, personale, ecc.). Può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo da tutti i dipendenti grazie alla sua app, così da non lasciare niente al caso. Questo software gestionale ha numerosi moduli, ognuno di essi dedicato alla semplificazione di mansioni specifiche. Quelli che tornano maggiormente utili per il lavoro in negozio sono:

  • Vendita al banco, con cui è possibile registrare gli scontrini di vendita ed effettuare la stampa sul registratore di cassa, generare fatture, ricevute e fidelity;
  • Arca DMS, che permette di archiviare qualsiasi documento gestito dall’azienda e non solo;
  • Magazzino, con cui poter gestire le giacenze, indici di rotazione, stampa delle valorizzazioni fiscali e gestione dell’inventario
  • Contabilità e Contabilità analitica, da cui poter gestire tutti gli aspetti economici e aziendali, con la possibilità di generare più volte i movimenti di analitica, riformulando la suddivisione di costi e ricavi.

Arca Evolution ha moltissimi altri moduli che possono risultare utili in un software gestionale per negozi, riguardanti la fatturazione elettronica, la gestione documentale, la programmazione acquisti e non solo. Il suo scopo è quello di semplificare e ordinare il lavoro di tutti i giorni, così da avere più tempo per altre mansioni e aumentare il fatturato.

Prenota un appuntamento o una consulenza, o contattaci per creare insieme la soluzione perfetta per il tuo negozio in base alle tue esigenze!

Backup su cloud e sicurezza dei dispositivi

Il backup su cloud è un’operazione fondamentale, sia per le aziende che per i privati, per tenere al sicuro i propri dati da ogni imprevisto: rottura o furto dei propri dispositivi, virus e malware rischiano di far perdere in modo definitivo informazioni importanti da computer, smartphone e tablet.

Il backup consiste in una copia di sicurezza di tutto ciò che si trova nella memoria di un dispositivo, che verrà archiviata e salvata su una memoria esterna. Questo duplicato può tornare utile anche nel caso in cui venga cancellato un file per errore e ci sia il bisogno di recuperarlo. Inoltre, ti permette di liberare spazio dai vari dispositivi mettendo i tuoi dati in un luogo sicuro a loro dedicato.

Tipi di backup

Il backup può essere effettuato in due modi:

  • Backup su un dispositivo fisso; i dati vengono salvati su un hard disk esterno o una pen drive. Questa opzione è molto diffusa ma è anche poco sicura, perché si corre il rischio che l’apparecchio in cui abbiamo creato il salvataggio di riserva possa danneggiarsi accidentalmente o essere smarrito.
  • Backup su cloud; i dati vengono archiviati su un “cloud”, ovvero uno spazio di archiviazione online dedicato. Questa opzione è molto più sicura perché tutela il proprietario dei dati da perdite, furti e smarrimento e non lo obbliga a portare sempre con sé l’oggetto fisico su cui ha salvato i propri dati. Il cloud può essere consultato da ogni dispositivo che abbia una connessione a internet.

Perché e quando fare il backup su cloud

Soprattutto per le aziende, è di grande importanza eseguire un backup periodico dei file e delle cartelle per evitare di smarrire dati e informazioni che possono comportare perdite economiche più o meno grandi. Inoltre, un backup su cloud permetterà a tutti i dipendenti di accedere alle stesse informazioni dai propri dispositivi. È possibile richiedere una consulenza IT con un esperto per farsi suggerire la soluzione migliore in base alle esigenze aziendali.

Per i privati, il backup su cloud è un’ottima scelta nel caso in cui si voglia liberare un po’ di memoria dai dispositivi personali: foto e video sono ricordi preziosi ma anche pesanti! Questa soluzione permette anche di creare uno spazio di archiviazione comune tra computer, tablet e telefono in cui poter salvare qualsiasi file.

Come proteggere i propri dati

Oltre al backup su cloud, ci sono altre semplici azioni che puoi effettuare per mantenere al sicuro i tuoi dati:

  • Assicurati che il sistema operativo e il software dei tuoi dispositivi siano costantemente aggiornati. Questo perché i nuovi aggiornamenti includono miglioramenti sulla sicurezza del dispositivo volti alla sua protezione.
  • Usa un buon antivirus. Non tutti gli antivirus offrono lo stesso livello di protezione, quindi è importante scegliere bene in base alle proprie esigenze. Un’azienda avrà una quantità di dati sensibili nettamente superiore a quella di un privato e di conseguenza avrà bisogno di un software che gli garantisca una protezione maggiore.
  • Esegui periodicamente una scansione antivirus sul tuo dispositivo per verificarne lo stato di salute e l’eventuale presenza di virus o malware.
  • Diffida delle email inviate da contatti che non conosci. La casella email è il luogo in cui proliferano la maggior parte dei virus: fai molta attenzione ai messaggi che ricevi, analizzali attentamente prima di aprirli ed evita di cliccare su link o scaricare allegati inviati da mittenti sconosciuti.
  • Fai attenzione ai popup delle pagine web. Spesso, navigando in siti poco sicuri, è possibile imbattersi in finestre popup poco affidabili. In questo caso, cerca di chiudere il popup e valuta se continuare a navigare su quel sito.

Per aumentare ulteriormente la sicurezza dei tuoi dati, assicurati di cambiare regolarmente le password scegliendo combinazioni di lettere, numeri e simboli che non siano facilmente collegabili alla tua persona o alla tua attività.

Software gestionale magazzino: perché è indispensabile

Il software gestionale magazzino è ancora poco utilizzato dalle realtà aziendali, nonostante un progresso tecnologico che appare inarrestabile. Eppure, un sistema così all’avanguardia può garantire a ciascuna impresa vantaggi notevoli, con la prospettiva di abbandonare il formato cartaceo e approcciarsi al meglio al mondo digitale. Ecco per quali ragioni un programma di questo tipo può segnare una profonda differenza e migliorare la produttività in tempi rapidi.

Quali sono i tratti salienti di un software gestionale per il magazzino? Un software gestionale per il magazzino di ottimo livello deve saper migliorare il controllo delle singole attività, con l’obiettivo di renderle sempre più efficienti. Numerose sono le attività monitorate da un sistema di ultima generazione, appartenenti all’ambito della logistica. Ecco alcune delle principali:

  • monitoraggio della giacenza dei singoli prodotti;
  • verifica periodica dello stoccaggio;
  • segnalazione di stock a livelli troppo bassi;
  • verifica della necessità di inoltrare ordini per nuove merci;
  • interventi di carico e scarico delle varie categorie;
  • controllo di etichette e codici per ciascun prodotto.

Ogni azienda deve fare i conti con merci in entrata e in uscita dal volume piuttosto elevato. Gestire tutto questo tramite i fogli Excel non è sufficiente, dato che il programma non è stato concepito per soddisfare esigenze così specifiche. Una gestione non corretta dei singoli prodotto può portare a una situazione di stock-out, con una quantità di merci insufficiente per soddisfare le esigenze dei clienti, o di over-stock, con una quantità troppo elevata di merci e il calo del loro valore complessivo.

Una gestione adeguata a ciascun contesto deve partire da un sistema automatizzato che monitori il livello di stock in magazzino in tempo reale, oltre a facilitare la lettura dei codici a barre dei prodotti. Lo scopo conclusivo deve essere quello di portare avanti una gestione che tenga conto di ciascun dettaglio, in grado di tracciare ciascun lotto di merce ed evitare ogni sorta di inconveniente tecnico a riguardo.

Come fare la scelta giusta? Quando si sta per scegliere un software gestionale magazzino, bisogna mettere a confronto una serie di parametri ben definiti. Quando ci si accinge all’utilizzo di un prodotto del genere, è essenziale cogliere al volo ogni prospettiva positiva, riducendo al minimo il rischio di andare incontro a fallimenti lavorativi piuttosto gravi.

Naturalmente, un programma simile deve offrire funzionalità all’avanguardia. Il software deve soddisfare la domanda di ciascuna impresa, oltre a risultare flessibile rispetto a ciascuna procedura richiesta e a favorire il processo decisionale di un’impresa. Il suo utilizzo non deve presentare particolari difficoltà e l’utente deve comprenderne le opzioni con estrema rapidità, al fine di usufruire delle risorse senza alcun problema.

Al tempo stesso, il sistema informatico deve rapidamente adattarsi alle prerogative aziendali e risultare perfettamente integrato ai vari sistemi. Sono due fattori capaci di rendere un software gestionale altamente efficace, oltre che valido in tutti i contesti principali. Infine, non bisogna dimenticare la ricerca delle performance, che prevede l’utilizzo di un prodotto pronto a offrire ogni vantaggio desiderato senza alcuna perdita di tempo.

Quali sono i vantaggi di uno strumento così avanzato? A questo punto, non resta altro da fare che dare un’occhiata ai vantaggi di un software per la gestione del magazzino. Prima di tutto, un programma del genere consente di usufruire di dati corretti senza dover compiere accorgimenti particolari. Il carico e scarico del comparto logistico vengono gestiti nei minimi dettagli, grazie all’emissione della fattura elettronica e il riconoscimento da parte di un sistema automatico.

Un buon software gestionale consente l’esecuzione di qualsiasi operazione, riducendo al minimo i tempi necessari per determinati interventi. Ogni documento può essere facilmente conservato all’insegna della massima sicurezza. Inoltre, l’unione di più funzionalità fa in modo che si vada incontro a un netto risparmio temporale, nonché a una riduzione degli errori e del costo del lavoro. D’altronde, ciascuna operazione viene condotta in porto molto più facilmente e con minori preoccupazioni.

È possibile usufruire di un’unica base di dati, in grado di favorire la ricerca delle informazioni sui singoli prodotti. Una comoda scheda cliente implementa tutte le informazioni relative a una categoria di merce, con l’opportunità di pescare quelle più importanti al momento giusto. Inoltre, va sottolineata la capacità di un software simile di condurre analisi dall’elevata precisione. In base a tali risultati, un’azienda può organizzare la propria strategia aziendale e usufruire di report periodici per tenere sempre la situazione sotto controllo.

Con i punti di forza citati, un software gestionale per il magazzino può risultare davvero indispensabile e in grado di dare il giusto impulso a un’attività aziendale. Per renderlo ancora più efficiente, bisogna affidarsi a un’azienda esperta in grado di offrire la possibilità di sviluppo personalizzato per adattare il gestionale a ogni esigenza e di fornire un’assistenza tecnica pronta a rispondere a ogni richiesta del cliente.

Sincronizzazione di magazzino tra gestionale ed ecommerce

Per gli e-commerce sviluppati con WordPress è importante che ci sia la possibilità di sincronizzare il software gestionale magazzino con WooCommerce, la piattaforma per vendere online più utilizzata su questo CMS. In questo modo sarà possibile mostrare la disponibilità dei prodotti sul proprio negozio digitale e sarà più facile gestire gli ordini.

Sincronizzazione Arca Evolution – WooCommerce

Uno dei gestionali più adatti per un e-commerce è senz’altro Arca Evolution: con questo software è facile sincronizzare i prodotti presenti nel proprio magazzino con Woocommerce. Arca Evolution permette:

  • Gestione delle giacenze dei singoli articoli per magazzino/ubicazione (ordinato, impegnato, disponibile, disponibile immediato);
  • Stampe di giacenza con articoli in sottoscorta da riordinare;
  • Indici di rotazione;
  • Stampa delle valorizzazioni fiscali: LIFO, FIFO, VMP;
  • Inventario e rettifiche automatiche, Scorta minima e scorta massima, Bilanciamento automatico dei magazzini.

Con Arca Evolution è possibile anche integrare i lettori di codici a barre per automatizzare la movimentazione di merci e inventari. Questo particolare software gestionale offre un’assoluta precisione e tempestività nella movimentazione delle merci e della relativa gestione documentale, è affidabile e si integra perfettamente con WooCommerce.

In particolare, tra Arca Evolution e un e-commerce basato su WooCommerce è possibile sincronizzare:

  • le giacenze di magazzino per prodotti semplici e variabili
  • i prezzi di listino e i prezzi in saldo per prodotti semplici e variabili

Inoltre, è possibile importare automaticamente i nuovi prodotti inseriti sul gestionale all’interno del proprio e-commerce, aggiornandolo con la frequenza che si preferisce. Contattaci per saperne di più!