Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: come gestirla?

Si sente sempre più spesso parlare della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma in cosa consiste praticamente? Essa non è altro che una procedura informatica introdotta da non molto tempo, in grado di sostituire del tutto un documento cartaceo. Questo vuol dire che le aziende non dovranno più preoccuparsi di stampare e conservare pile di documenti. In questo articolo spiegheremo nel dettaglio tutto ciò che riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Che cos’è la conservazione sostitutiva fatture elettroniche e perché si applica?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata introdotta con una normativa, che si ritrova nel Codice Civile, dove viene specificato che tutte le scritture contabili ed eventuali fatture, anche elettroniche, devono essere conservate per 10 anni.

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche sempre a proteggere nel tempo tutti i dati informatici e possiede delle caratteristiche che saranno elencate di seguito:

  • Integrità: le fatture elettroniche possono rimanere completamente integre, in questo modo si ha la certezza che nessuno abbia potuto modificare il documento.
  • Autenticità: i documenti che vengono redatti al computer risultano molto più autentici e sono soggetti a modifiche.
  • Leggibilità: la qualità del documento resta comunque molto elevata anche se conservata per tanti anni.
  • Sicurezza: al momento le fatturazioni elettroniche sono le più sicure e la visualizzazione è sempre leggibile.
  • Reperibilità: i documenti possono essere reperibili facilmente attraverso una semplice ricerca, quindi non si dovranno più possedere dei grandi libri contabili.

Come devono essere conservate le fatture elettroniche?

Con le ultime normative anche le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione, ma fortunatamente esistono dei metodi molto semplici ed efficaci da mettere in atto. L’agenzia delle entrate mette a disposizione di tutti un sistema gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche, anche se si limita solo a quest’ultime e non include anche i registri e tutti i documenti contabili come prevede la normativa.

In tantissimi casi, le aziende utilizzano dei software che forniscono dei sistemi certificati per la fatturazione elettronica e conservano anche tutti i documenti e le notifiche, come Arca Evolution. Il complesso processo di conservazione, in questo modo, può avvenire in maniera automatica e non c’è bisogno di assumere una persona competente.

Tuttavia, la legge stabilisce che chi possiede una partita IVA deve conservare le fatture elettroniche in documenti: pdf, jpeg o txt.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione

Con l’obbligo della fatturazione elettronica molte aziende di sviluppo dei software hanno messo a punto dei veri e propri programmi di fatturazione che sono in grado di integrare in maniera automatica tutte le ricevute delle fatture ricevute e non solo, con la possibilità di sviluppo personalizzato in base alle esigenze.

In questo modo la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche avviene in maniera automatica e non necessità costantemente dell’intervento dell’utente.

Ogni azienda può decidere se archiviare tutti i documenti attraverso un unico software, oppure avvalersi di più piattaforme specifiche.

Questi software non solo conservano i documenti, ma ne preservano anche i fini legali e quindi risultano validi e sicuri al 100%. Ogni fattura elettronica che viene mandata in conservazione deve necessariamente possedere una firma elettronica, che ha la stessa validità di una firma tradizionale e inoltre deve possedere una marca da bollo temporale per poter risultare totalmente in regola.

Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche?

Per la legge chiunque emetta delle fatture elettroniche deve conservarle a prescindere dal settore in cui opera. Tuttavia sono stati identificati alcuni proprietari di aziende, in possesso di regolare partita IVA, che sono stati esonerati dall’obbligo di conservare le fatture elettroniche:

  • Tutte le associazioni sportive dilettantistiche che in un anno hanno guadagnato una cifra complessiva fino a 65.000 euro.
  • Medici, infermieri e gli operatori sanitari se già hanno trasmesso i dati al sistema di Tessera Sanitaria.
  • Le imprese che fatturano servizi destinati a persone che non sono residenti in Italia o extra-comunitari.
  • Tutti i piccoli produttori agricoli che possiedono una piccola impresa.
  • Lavoratori che operano nel regime forfettario.
  • Lavoratori che operano nel regime di vantaggio.

Le categorie su cui non vige un obbligo bisogna necessariamente elencarle siccome molte aziende possono trovarsi in una sorta di limbo e non sapere cosa fare. Ad ogni modo tutti gli altri professionisti che non appartengono ai settori sopra citati, hanno l’obbligo di conservare tutte le fatture elettroniche.

Conclusione

La fatturazione elettronica non diminuisce la mole di lavoro delle aziende, ma la gestione può essere di gran lunga semplificata. La digitalizzazione dei documenti porta con sé moltissimi vantaggi, soprattutto se si parla di grandi realtà in cui le fatture da gestire sono veramente tante. Infine, anche i costi vengono dimezzati in quanto non bisogna stampare alcun documento.

Nuovo Codice sulla Crisi d’Impresa

Si è concluso il webinar “Nuovo Codice della Crisi d’Impresa: quanto ne sai?” organizzato da H&S, in cui abbiamo parlato del nuovo Codice della Crisi d’Impresa, con relatore Paolo Pedron, evangelist SME.
Il nuovo Codice della Crisi d’Impresa impone alle aziende di adottare un assetto organizzativo, amministrativo e contabile che permetta di rilevare i segnali delle eventuali crisi prima che avvengano.
Nel corso del webinar sono stati presentati i migliori strumenti per calcolare gli indicatori, per rispondere alla normativa e per gestire al meglio i processi aziendali.

Scarica il PDF Crisi d’Impresa: gli indici dell’allerta:

Scarica il PDF Il codice sulla Crisi d’Impresa:

Oltre l’e-commerce: come integrare la vendita online all’interno del “sistema azienda”

Con il costante sviluppo della tecnologia, e nello specifico di Internet, il termine e-commerce ha preso sempre più piede nella società, diventando ormai un vero e proprio punto di riferimento per aziende e non solo. L’e-commerce è la versione virtuale di mercatini, negozi ecc., che consente di mettere in mostra ed in vendita i propri prodotti sul vasto mondo del web. I pregi di ciò sono numerosi: bacino d’utenza esponenzialmente aumentato, orari illimitati, con il sito sempre attivo che permette al cliente di acquistare a qualsiasi ora, software appositi di gestione delle giacenze e spedizioni, garanzie e recensioni positive ricevute da clienti che aumentano la fiducia verso l’azienda e molte altri.

Appare evidente dunque come sia fondamentale integrare la vendita online all’interno di un’azienda. Sempre più persone preferiscono acquistare online piuttosto che girare per ore ed ore negozi e centri commerciali. Una recente ricerca svolta negli Stati Uniti, infatti, evidenzia che il 51% della popolazione acquista ormai esclusivamente sui siti di retail online, e si ipotizza che nel corso del prossimo anno questa percentuale salirà al 67%. Nonostante ciò, molte aziende non comprendono ancora l’importanza dell’e-commerce, e non ci puntano fortemente, con conseguente perdita di punteggio rispetto ad altre concorrenti.

Alla luce di tutto ciò, si può affermare che il futuro delle aziende sarà riposto quasi completamente nell’e-commerce, ma non solo. È necessario integrarlo correttamente nel proprio sistema azienda, per avere effettivi benefici e non rischiare di aver svolto una mossa inutile e controproducente.
La digitalizzazione dei processi aziendali è sempre più indispensabile alla sopravvivenza di un’impresa, deve essere svolta completamente ed a 360°. Un esempio è l’utilizzo e l’ottimizzazione di tutti i processi gestionali. In ogni azienda è necessario individuare i processi che possono essere automatizzati, per limitare al massimo l’intervento umano ed allo stesso tempo velocizzare, e non di poco, le operazioni. Scopriamo di più in merito.

L’importanza dell’integrazione e-commerce gestionale

ERP è l’acronimo di Enterprise resource planning, un software che integra tutti i processi di business rilevanti per l’azienda (contabilità, vendite, magazzino) in un unico punto di gestione. Racchiude quindi tutte le operazioni da svolgere in azienda, che non dovranno essere svolte da apposite figure professionali bensì tramite specifici software, con una notevole rapidità di esecuzione. Altri benefici che possiede un software gestionale per l’azienda sono la sicurezza delle operazioni, l’unicità della base dati, l’accessibilità intuitiva a tutti gli utenti, le numerose funzionalità disponibili. Vediamo alcuni esempi:

  • Il software gestionale consente di avere sempre a disposizione vari documenti riguardanti ordini e successive spedizioni fatte tramite il sito e-commerce. Avere le fatture già pronte da mandare poi alla PA permette di risparmiare una notevole quantità di tempo;
  • Il programma permette di gestire le spedizioni e i resi, e se integrato con la piattaforma e-commerce diventa uno strumento indispensabile e di grande utilità. Ogni volta che viene fatto un ordine sul sito, infatti, il software si aggiorna automaticamente, senza intervento manuale, mostrando la fattura in questione, aggiornando la lista degli ordini ecc.;
  • Il gestionale divide l’anagrafica clienti in quella della fatturazione e quella della spedizione. L’anagrafica è unica e univoca mentre l’indirizzo di spedizione può cambiare. Un cliente, infatti, può acquistare un oggetto pagando ed indicando un apposito indirizzo di fatturazione, ma farsi consegnare l’ordine in un altro indirizzo. Una corretta integrazione, infatti deve prevedere ciò, ovvero che lo stesso cliente può avere necessità di ricevere la merce in più luoghi. Sarà compito del software gestionale associare l’indirizzo di fatturazione all’indirizzo di spedizione, anche se diversi.

Queste sono alcune delle principali utilità che possiede il collegamento tra l’e-commerce ed il gestionale aziendale. L’utilità principale riguarda però la fase di spedizione e le giacenze in magazzino. Il software attua costantemente una sincronizzazione automatica delle disponibilità di prodotti nel magazzino, avvisando sull’e-commerce in tempi rapidi. Questa funzione prevede che il gestionale esporti un file contenente per ogni articolo l’indicazione della giacenza. Se, per esempio, sono rimasti nel magazzino dieci smartphone, e vengono comprati tutti, sull’e-commerce apparirà la dicitura “Attualmente non disponibile” o “Esaurito”.

Quando poi l’azienda effettuerà l’ordine del device da un fornitore ed esso verrà registrato sul software gestionale, automaticamente apparirà sul sito la nuova disponibilità.

Software analisi dati: l’importanza del monitoraggio per la crescita di un’azienda

L’implementazione di software dedicati per il mondo del lavoro nel corso del tempo ha assunto un’incidenza significativa, legata non solo alla produttività ma anche alla gestione ed alla riduzione dei tempi di lavorazione. L’utilizzo di software gestionali specifici o sistemi ERP adibiti a funzioni mirate sono ormai una realtà a cui le aziende guardano non più con diffidenza ma come un’opportunità. Tra le tecnologie in ascesa figura sicuramente quella dei software per analisi dei dati, importanti per la crescita di un’azienda attraverso un monitoraggio finalizzato all’aumento delle utenze e delle vendite. Nelle prossime righe si analizzeranno più da vicino questi aspetti ed i vantaggi che le aziende possono ricavarne nel corso del tempo.

Data analytics software

Sebbene dalla nomenclatura sia deducibile il concetto di Data analytics software è fondamentale affinché se ne possa comprendere il significato più profondo, scomporre in più termini la definizione. In particolar modo, è essenziale capire cosa significhi la parola analytics, spesso confusa con analysis. Le analytics (analitiche) non sono altro che un processo scientifico di scoperta e comunicazione in cui vengono monitorati dei modelli significativi che si trovano o possono trovarsi nei dati stessi.

Questo processo viene utilizzato per trasformare le istruzioni assimilate in veri e propri piani strategici per prendere decisioni migliori, siano queste in ambito scientifico, tecnico o tecnologico. Le analytics si differenziano dalle analysis poiché queste ultime sono focalizzate principalmente sulla comprensione del passato, mentre le analytics hanno lo scopo di segnalare i motivi di quello che è stato assimilato e di prevederne i processi futuri.

Avendo ora chiara la definizione di analytics è evidente che un Data analytics software è quell’applicativo programmato capace di monitorare i dati e poterne prevedere una futura indicizzazione ed ottimizzazione; ideale quindi per aziende che necessitano di prevedere e pianificare le strategie di marketing proiettate al futuro.

Business intelligence software

Il mondo dell’informatica e della tecnologia sono sempre unite da un filo conduttore che propone più varianti della stessa categoria. Se da un punto di vista tecnico si possono considerare i Data analytics software un’entità a sé stante, è altrettanto vero che questa da sola non potrebbe reggersi se non inserita in un contesto più ampio e definito.

Quando ci si avvicina ad applicativi in cui vi è la presenza di dati di un certo valore informativo, è opportuno inserire altri due termini essenziali per comprendere al meglio il meccanismo: Big Data e Business Intelligence. Affinché si possa comprendere il concetto è importante identificare i Big Data, quest’ultimi veri e propri punti di partenza per sviluppare i Data analytics software ed i Business intelligence software. I Big Data si definiscono come una raccolta di dati così ampia da rendere necessario l’utilizzo di tecnologie e metodi analitici con specifiche caratteristiche affinché si possano identificare informazioni utili per sfruttarli al meglio nel settore desiderato.

Tale definizione pone le basi per comprendere al meglio le Analytics e la Business Intelligence. Le Analytics si basano su statistiche e modelli lineari mentre la Business Intelligence impiega una statistica descrittiva in cui vengo monitorati ed analizzati dataset limitati per scoprire informazioni utili, ma legate al passato. È evidente che le Analytics e la loro capacità di proiettarsi al futuro, rende un software adibito alla Business Intelligence obsoleto e meno utile per le aziende, ma comunque utile.

Implementazioni per le aziende

L’impiego di software di analisi dati capaci di analizzare e fornire informazioni utili su determinate categorie è ormai diventato una forma di marketing concreta per le aziende. Sempre più aziende utilizzano software dedicati per monitorare i dati degli utenti ed incanalare e veicolare in modo efficace non solo le campagne pubblicitarie ma anche implementazioni ed estensioni subordinate alle proprie attività. Sempre più piattaforme infatti si implementano in modo semplice e veloce ai software di analisi dati, usualmente basati su cookie e navigazione internet, progettati per recepire informazioni puntuali e mirate.

ERP-aziendale

Caratteristiche ideali di un software di analisi dati

Comprese le definizioni è importante porre l’accento sulle caratteristiche che un software di analisi dati deve necessariamente possedere per assecondare i bisogni di un’azienda. Vediamo quelle essenziali:

  • Visualizzazione dei dati: un software di analisi dati ha usualmente la capacità di monitorare la visualizzazione dei dati, cioè identifica la rappresentazione grafica di informazioni e dati. Un software di livello dà la possibilità di visionare grafici semplici ed intuitivi.
  • Individuazione dei dati: con questa caratteristica il software è in grado di analizzare prima e rielaborare poi le informazioni in modo dettagliato. Una vera e propria intelligenza artificiale capace di prendere decisioni o indirizzare nel modo migliore possibile l’utilizzatore finale verso la soluzione statisticamente più opportuna.
  • Data Storytelling: questa caratteristica appartiene direttamente ai Business Intelligence software ed è fondamentale per raccogliere dati e trasformarli da inanimati numeri a oggetti visivi come grafici, cartografie o classificazioni.

I vantaggi per la crescita aziendale

Analizzate le definizioni e le caratteristiche di un software di analisi dati è essenziale focalizzare lo sguardo sui vantaggi che un sistema di questo tipo può garantire alle aziende.

  • Introiti: la possibilità di monitorare e veicolare i dati in modo scientifico ed intelligente incrementa in modo significativo gli introiti di un’azienda. Poter avere uno strumento capace di analizzare in modo sia quantitativo che qualitativo le informazioni degli utenti può aumentare le vendite verso uno specifico prodotto o una determinata categoria.
  • Proiezioni di mercato: come evidenziato nei paragrafi precedenti, la grande dote di un software di analisi dati risiede nella funzionalità di poter prevedere le proiezioni future. Questo è un grande vantaggio per pianificare una strategia di marketing legata allo sviluppo della domanda, potendo di conseguenza valutare la possibilità di aumentare o diminuire il prezzo a seconda del mercato.

Gestione dell’account

Uno dei grandi problemi che affligge le imprese è la cattiva gestione dei software e delle relazioni B2B (Business To Business) in merito agli obbiettivi comuni. Un software dedicato all’analisi dei dati sopperisce in gran parte a tale problematica e consente di ottimizzare in modo esemplare il lavoro e di semplificarne la gestione anche agli addetti meno esperti.

Cos’è un sistema ERP aziendale e perché è così importante?

Il sistema ERP aziendale assume dei tratti fondamentali all’interno di un’impresa che mira a divenire più professionale e ad affermarsi sul mercato.
Scopriamo quali sono gli scopi per cui si dovrebbe implementare tale tecnologia, i vantaggi che questa produce e gli altri aspetti chiave di tale strumento.

Cos’è un software ERP?

Il software Enterprise Resource Planning, definito anche programma gestionale dell’impresa o semplicemente ERP, è un sistema grazie al quale si ha l’occasione di tenere sotto controllo tutta la mole di dati che, generalmente, comportano delle accurate fasi di studio atte a comprendere la situazione aziendale e migliorarla.
Questo programma ingloba a sè diverse tipologie di funzioni come, per esempio, il software per la gestione contabile oppure quello relativo al magazzino: tutto in un unico posto e gestito da un unico strumento.

Dall’uso di questo software nasce la concreta opportunità di avere sempre sotto controllo l’intera gestione aziendale, quindi adottare tempestivamente delle soluzioni che hanno l’obiettivo di far conseguire determinati risultati con maggior semplicità, semplificare la risoluzione dei problemi e ridurre il rischio di errori.

Gli ERP godono generalmente di un grado di semplicità di utilizzo abbastanza alto (come ad esempio il gestionale Arca Evolution), pertanto è possibile prevenire eventuali errori umani e metterlo a disposizione dell’intero organico aziendale.

La gestione dell’impresa attraverso un software ERP può essere definita come più efficace, snella e soprattutto sicura.

Perchè usare un ERP aziendale

Oltre ai motivi già elencati, è importante considerare che un ERP facilita la realizzazione di nuove strategia mediante le quali è possibile incrementare la produttività e migliorare l’ambiente lavorativo in generale. La differenza sarà evidente nel giro di poche setimane.

Quali vantaggi derivano dall’implementazione del sistema ERP

Tra i numerosi vantaggi, spiccano:

  • una migliore organizzazione dei dati
  • una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati
  • un notevole risparmio di tempo (e soldi) grazie alla digitalizzazione del lavoro umano
  • l’eliminazione dei costi legati all’errore umano
  • la disponibilità di reperire facilmente statistiche e dati analitici utili alla definizione di nuove strategie di business

In sintesi, grazie a una migliore conservazione ed elaborazione dei dati si potrà ottenere una gestione globale imprenditoriale perfetta, dedicando le risorse umane ad attività più strettamente strategiche.

Un classico esempio è quello relativo alla gestione del magazzino: mediante il software ERP è possibile conoscere le movimentazioni di quest’area e quindi rifornire l’impresa delle risorse grazie alle quali può avviare nuovi cicli produttivi, riducendo al minimo l’intervento umano nella fase di controllo giacenze.

Da questo insieme di aspetti scaturiscono poi altri due vantaggi che non bisogna assolutamente sottovalutare, ovvero una maggiore efficienza aziendale e un conseguete incremento del fatturato.
Strettamente collegati tra di loro, questi due aspetti accompagneranno l’azienda attraverso un percorso di rapida evoluzione e crescita globale.

Cambiare software gestionale: una crescita o un grave errore?

Quando si tratta di cambiare il software gestionale nella propria azienda, nascono sempre numerosi dubbi e tante domande. Non si capisce sin da subito, in effetti, cosa bisogna prendere in considerazione per cambiare lo strumento di organizzazione del proprio lavoro, quali sono i rischi e quali i vantaggi, quali i criteri di scelta e così via. La realtà è che talvolta farlo potrebbe essere sconsigliato, mentre spesso è una di quelle cose a cui bisogna prestare necessariamente attenzione. Molto dipende dal software stesso, nonché dalla tipologia di azienda con la quale è associato. Quindi, come capire se davvero vale la pena cambiare software gestionale oppure no?

Innanzitutto bisogna capire se il software gestionale che si utilizza è in grado di rispondere a tutte le esigenze dell’azienda. Al giorno d’oggi, tra le innumerevoli esigenze delle aziende è molto difficile comprendere i bisogni fondamentali per una corretta gestione dei flussi di lavoro. Se il software gestionale che si utilizza attualmente non è in grado di occuparsi di qualcosa di specifico e fondamentale (per esempio, non è stato impostato in maniera corretta per la gestione della logistica), si dovrà prendere in considerazione la possibilità di cambiarlo con uno maggiormente adatto alle esigenze di quella specifica attività. Ma da dove iniziare? Il mercato è pieno di soluzioni, molto diverse tra loro sia da un punto di vista tecnico che economico, ma il punti di partenza resta sempre lo stesso: l’esigenza reale dell’attività.

Quale software può aiutarti a risparmiare tempo e soldi snellendo la gestione aziendale?

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Cambiare software gestionale: come scegliere?

Questa è una scelta da fare in maniera attenta e mirata. Il programma, difatti, deve ben adattarsi alla propria azienda, essere comprensibile, possibilmente ampliabile, avere una struttura che permetta anche di svolgere una discreta personalizzazione. In questo modo si potrà adattare l’utilizzo del software gestionale anche a tutto ciò che concerne il funzionamento della ditta stessa.

Inoltre, è sempre meglio affidarsi al sostegno di aziende professionali e che includano tutto il necessario (assistenza, supporto e consulenza prima di tutto) per assicurarsi la giusta stabilità e una rapida risoluzione dei problemi. Si tratta di una missione che a prima vista potrebbe persino sembrare abbastanza complicata, quindi cerchiamo di elencare le caratteristiche a cui prestare la maggiore attenzione.

  1. Facilità d’utilizzo
    Se c’è un fattore che occorre prendere in considerazione in maniera particolare, specialmente se non si ha abbastanza esperienza nel campo dell’informatica, quello riguarda senz’altro la facilità d’uso del software. Bisogna riuscire a capire come funziona il programma e accertarsi di poter ricevere una adeguata formazione per gli aspetti più importanti e complessi. Del resto, durante il lavoro può succedere davvero di tutto e bisogna essere pronti e preparati per gestire eventuali difficoltà al meglio.
  2. Il costo: gratuiti o non?
    Basta fare una piccola ricerca per capire che ci sono due tipologie di software gestionali sul mercato: a pagamento e gratuiti. Se devi gestire una realtà aziendale e vuoi evitare a tutti i costi i possibili errori, che in gran misura potrebbero portare anche alla diminuzione del fatturato e ad altri problemi, dovresti puntare ad acquistare un software gestionale professionale. Si tratta di un investimento iniziale che bisogna fare se si vuol avere a portata di mano uno strumento che sia davvero affidabile a 360°: questo investimento si ripagherà nel tempo e ti consentirà di lavorare meglio e con maggiore profitto grazie alla semplificazione della gestione aziendale.
  3. La personalizzazione
    Nel corso del lavoro si ha sempre bisogno di aggiungere dettagli o elementi modulari per funzionalità inizialmente non previste. Si tratta di una parte del lavoro che non si può proprio ignorare. Per questo, durante la scelta di un buon software gestionale non puoi proprio fare a meno di accertarti la possibilità di future personalizzazioni. In questo modo si potrà adattare il programma alle proprie esigenze, con un vero e proprio lavoro su misura.
  4. Ampliamento del software
    Quando alcune compagnie informatiche producono i propri software gestionali, con il passare degli anni cercano di migliorarli da ogni punto di vista. Con il tempo tali programmi diventano migliori e possono essere utilizzati con una maggiore efficacia. Per questo, prima di acquistare un qualsiasi software gestionale, è sicuramente meglio considerare anche tutto ciò che riguarda i possibili sviluppi futuri del software: aggiornamenti, migliorie, moduli aggiuntivi. Pensate, ad esempio, agli adeguamenti che hanno dovuto affrontare i gestionali per la conservazione sostitutiva.
  5. Il produttore
    Infine spicca uno dei fattori più importanti: l’azienda che ha realizzato il prodotto. Sul mercato è facilmente possibile trovare gestionali realizzati da ditte professionali e altri costruiti grazie agli sforzi di realtà più piccole. Naturalmente una realtà maggiormente strutturata saprà garantirvi maggiore affidabilità e stabilità nel tempo. Avete già provato Arca Evolution della Wolters Kluwer?

A cosa serve e in cosa consiste una consulenza IT? Quando è davvero necessaria?

La consulenza informatica (“IT Consulting” in inglese) è un ramo della consulenza che consiste nella prestazione professionale, da parte di un esperto (o di più esperti) del settore dell’informatica aziendale. Questi fornisce assistenza e consigli su come utilizzare al meglio le tecnologie dell’informazione (ICT), quindi su come usare i progressi dei dati per poter raggiungere determinati obiettivi o scopi aziendali.

La Consulenza IT

Il più delle volte, l’esperto IT non si limita alla sola consulenza, ma svolge anche attività di progettazione, implementazione e amministrazione di tutto il sistema informatico dell’azienda (e in questo caso si tratterà della figura del sistemista), oppure di sviluppo software (il consulente informatico sarà, in tal caso, un analista funzionale, un programmatore, un analista programmatore o un tester), oppure ancora di consulenza sugli aspetti hardware, di rete o sui sistemi di telecomunicazione.

Oggi, in Italia, la consulenza IT ha ricevuto una crescita vertiginosa e significativa, a causa della forte specializzazione e digitalizzazione di settori e tecnologie aziendali. Si prevede che negli anni a venire questo mercato sarà accompagnato da una domanda ancora più alta ed esponenziale di consulenti ed esperti IT che possano offrire le loro skills in ambiti sempre più tecnologici e specialistici, improntati sul mobile, sull’utilizzo del cloud, sull’Intelligenza Artificiale e sul Machine Learning. La tecnologia è infatti un elemento chiave e fondamentale nel business di ogni azienda che voglia cavalcare i nuovi mercati in maniera concorrenziale.

Il consulente IT, in questo contesto, è colui che è in grado di gestire le nuove opportunità fornite dai mercati, studiare un’abile strategia aziendale, proporre innovazioni e soluzioni tecnologiche e, infine, supportare fattivamente i team operativi che già operano in quei settori dell’azienda.

In cosa consiste una consulenza IT?

Ci sono numerosi aspetti che possono essere presi in considerazione durante una consulenza IT: possono essere relativi, per esempio, alla scelta dell’hardware o dei software più idonei a un determinato scopo aziendale, oppure possono essere orientati all’ideazione e alla gestione di sistemi complessi. Ogni professionista informatico, insomma, è specializzato in una sua specifica area di attività.

A prescindere da quale essa sia, il lavoro di un consulente IT può essere di tre tipi differenti:

  • Strategico, come nel caso dello sviluppo di una nuova strategia IT o di una pratica di protezione dei sistemi, delle reti e dei programmi dagli attacchi digitali;
  • Tattico, come nell’implementazione di un sistema di pianificazione delle risorse d’impresa (ERP, o Enterprise Resource Planning) o la selezione di un sistema IT;
  • Operativo, per esempio lo sviluppo di un sito internet o di un’app mobile.

Un esempio è il caso di un’azienda con un progetto che richieda determinate competenze tecnologiche delle quali il team di sviluppo interno non sia in possesso: da qui, la necessità di ricorrere ad un consulente tecnico esterno per il periodo necessario allo sviluppo del progetto.

Il consulente informatico può essere chiamato da un’azienda quando il team di sviluppo interno non disponga di determinate competenza tecnologiche per realizzare un dato progetto. Per questo, l’esperto affiancherà il team per il periodo necessario al suo sviluppo.

Il consulente IT, infatti, lavora in stretta collaborazione con i suoi clienti, consigliando loro come utilizzare al meglio la tecnologia per raggiungere dati scopi, per risolvere alcuni problemi o, più in generale, per migliorare l’intera efficienza e la struttura dei sistemi IT.

Se si volesse analizzare più nel dettaglio il lavoro di un consulente IT, esso consisterebbe in:

  • incontrare i clienti e collaborare con loro per visualizzare con chiarezza la (o le) finalità di un determinato progetto;
  • pianificare tempi (time management) e risorse necessarie;
  • gestire e lavorare sui siti internet dei clienti;
  • chiarire le specifiche del sistema aziendale e ottimizzarlo;
  • collaborare con il personale e con i team già attivi;
  • definire i requisiti software, hardware e di rete delle aziende;
  • elaborare soluzioni ai problemi e presentarle in relazioni scritte o orali, con specifiche e progressi;
  • implementare le soluzioni con nuovi sistemi;
  • redigere la documentazione;
  • tenere corsi di formazione per i team aziendali e per gli utenti;
  • individuare nuovi possibili clienti e mantenere i loro contatti.

In generale, il mercato dei servizi di consulenza IT si distribuisce su otto discipline principali, ciascuna delle quali può essere elaborata mediante le attività sopra citate. Le otto aree sono: IT Strategy, Data Analytics, IT Architecture, Implementazione, Systems Integration, IT Security, Software Management, servizi ERP.

Quando è davvero necessario ricorrere a una consulenza IT?

Sia che si tratti di una grande azienda sia che si tratti di una piccola realtà, una consulenza IT può sempre risultare estremamente utile e importante per rimanere competitivi sul mercato e sfruttare le nuove tecnologie, in perenne e rapido aggiornamento. L’affiancamento di un esperto IT esterno al team aziendale sarà un processo strategico e consigliato, e ove ciò non si riveli essere la scelta migliore, è sempre possibile una sostituzione con le figure meno specializzate presenti in azienda.

Nel panorama aziendale italiano, il settore in cui oggi si ha maggiore richiesta di consulenza IT è quello della creazione e dell’implementazione dei processi aziendali online: in tale contesto, il professionista proporrà un e pianificherà una nuova strategia aziendale nel dettaglio, arrivando a curare e seguire la sua realizzazione passo dopo passo. Il consulente infatti si occupa in prima persona di progetti di intervento specifici e mirato per la situazione, ideati per imprese e bisogni aziendali. Numerose sono le situazioni in cui l’opera del consulente IT si rende utile, se non essenziale.

Vantaggi di una consulenza informatica

In generale, ogni consulente IT ha proprie abilità e aree di competenza specifiche, spesso molto diverse da quelle degli altri professionisti, poiché i settori di specializzazione sono numerosi e diversificati: per questo, è importante scegliere un esperto le cui abilità siano più adeguate alle proprie necessità, scegliendo figure dalle esperienze verificate e garantite.

Per ottenere veri e propri risultati in termini di tempo, risorse ed efficienza aziendale e per poter promuovere una crescita duratura della propria azienda, è dunque importante affidarsi a tecnici specializzati che possano garantire consulenze IT di alto livello e professionalità. In tal modo, si potrà usufruire di:

  • una sicurezza dei dati dell’azienda;
  • una crescita del business;
  • un’ottimizzazione dei processi.

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