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Come funziona la fatturazione elettronica

Dal 01/01/2019 sapere come funziona la fatturazione elettronica è diventato un requisito fondamentale per tutte le aziende. In questa data, infatti, è stato introdotto dalla Legge di Bilancio l’obbligo della fatturazione elettronica per i soggetti titolari di Partita IVA residenti o comunque fiscalmente stabiliti in Italia, a seguito di prestazioni di servizi e vendita di beni. Da questa data è cessata quindi la possibilità di emettere le fatture nel vecchio formato cartaceo, che richiedeva un sistema di archiviazione documentale efficace da parte dell’azienda affinché non si perdesse alcun documento.

Questa nuova modalità di fatturazione deve essere osservata:

  • quando la prestazione di servizi o vendita di beni avviene tra due soggetti B2B (Business to Business) ovvero entrambi titolari di Partita IVA;
  • quando la fatturazione vede da una parte un operatore IVA e dall’altra un consumatore finale ovvero un soggetto privato sprovvisto di Partita IVA.

Sono stati esonerati da questo obbligo, e possono tuttora proseguire con l’emissione cartacea delle fatture:

  • le imprese e i lavoratori autonomi appartenenti al regime fiscale di vantaggio come previsto dalla Legge 15 luglio 2011 n. 111;
  • le imprese e i lavoratori appartenenti al regime forfettario ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190.

Pertanto, ora la condizione fondamentale per emettere fatture è possedere un pc o un tablet e una connessione internet, non più carta e toner per la stampante. Ad eccezione, come già detto, dei soggetti titolari di Partita IVA rientranti nei regimi fiscali di vantaggio e forfettario.

Come fare fatturazione elettronica

Quindi, come funziona la fatturazione elettronica? E come fare per emettere una fattura con questo metodo?

La fattura elettronica può essere compilata esclusivamente tramite un software gestionale apposito, che consente anche di firmare digitalmente la fattura e trasmetterla allo SDI (Sistema di Interscambio). Quest’ultimo funge da “distributore”, ovvero è lo strumento che consente la consegna della fattura elettronica al suo destinatario ed esegue anche la verifica della presenza sul documento di tutti i dati fiscali obbligatori.

Per identificare con precisione il destinatario della fattura elettronica occorre caricare nel software, unitamente ai dati anagrafici del cliente, anche il suo codice univoco. Altrimenti è possibile utilizzare il suo indirizzo PEC (indirizzo mail della Casella di Posta Elettronica Certificata).

Il Codice Univoco è un codice alfanumerico composto di 7 elementi che viene attribuito a ciascun soggetto IVA a seconda del software gestionale che si è scelto per l’amministrazione dello sportello delle fatture attive. Se non si conosce il Codice Univoco del destinatario della fattura, è comunque possibile procedere con l’emissione e invio della stessa indicando sette zeri (0000000) in luogo dei sette caratteri del Codice Univoco.

Il fornitore in sede di emissione della fattura elettronica invia al cliente anche la cosiddetta “copia di cortesia” della fattura in questione e la trasmette tramite mail al destinatario/cliente.

I termini di emissione della fattura elettronica sono 12 giorni. È consentito emettere e trasmettere allo SDI la fattura entro il dodicesimo giorno successivo a quello in cui è avvenuta la prestazione di servizi o la cessione di beni. Se il fornitore/mittente della fattura non rispetta questo termine, sarà soggetto a sanzione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Software per la fattura elettronica

Ogni tipologia di azienda, sin dall’ultimo trimestre 2018, ha dovuto impegnarsi nel capire come funziona la fatturazione elettronica. L’impresa e il lavoratore autonomo hanno diverse opzioni tra cui scegliere per quanto concerne il software per la fatturazione elettronica.

Innanzitutto, ogni soggetto con Partita IVA ha a propria disposizione il sito dell’Agenzia delle Entrate. Entrando nel sito con le proprie credenziali e poi accedendo all’area Fatture Elettroniche e Corrispettivi è possibile caricare tutti i dati della fattura da emettere e trasmetterla tramite lo SDI (Sistema di Interscambio) direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo servizio è gratuito in quanto limitato.

Il miglior software gestionale per la fatturazione elettronica attualmente sul mercato è senza dubbi Arca Evolution. Nato dalla Wolters Kluwer, nota azienda estera, questo software gestionale è in grado di semplificare e ottimizzare ogni processo. Nel caso delle fatture, con Arca Evolution è possibile:

  • gestire in modo automatico le fatture verso la PA (Pubblica Amministrazione);
  • gestire l’intero flusso delle fatture verso i privati, sempre in maniera automatica e organizzata;
  • gestire le fatture elettroniche passiva (visualizzazione, riconciliazione, import in contabilità e documenti);
  • archiviare attraverso un sistema di catalogazione tutte le fatture e gli altri documenti utili per l’azienda;
  • gestire le varie comunicazioni riguardanti la SDI e la PA.

Un’altra funzione fondamentale di questo software consiste nella conservazione delle fatture elettroniche per il termine minimo obbligatorio per legge pari a 10 anni.

Arca Evolution ha infiniti moduli per cercare di semplificare il più possibile i processi aziendali, come ad esempio la gestione del magazzino. Questo software, infatti, si integra perfettamente con gli ecommerce moderni.

Esistono anche software verticali ritagliati sulle esigenze del settore specifico in cui lavora una determinata azienda, come ad esempio eAssistance, software dedicato all’assistenza tecnica.

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