Cambiare software gestionale: una crescita o un grave errore?

Quando si tratta di cambiare il software gestionale nella propria azienda, nascono sempre numerosi dubbi e tante domande. Non si capisce sin da subito, in effetti, cosa bisogna prendere in considerazione per cambiare lo strumento di organizzazione del proprio lavoro, quali sono i rischi e quali i vantaggi, quali i criteri di scelta e così via. La realtà è che talvolta farlo potrebbe essere sconsigliato, mentre spesso è una di quelle cose a cui bisogna prestare necessariamente attenzione. Molto dipende dal software stesso, nonché dalla tipologia di azienda con la quale è associato. Quindi, come capire se davvero vale la pena cambiare software gestionale oppure no?

Innanzitutto bisogna capire se il software gestionale che si utilizza è in grado di rispondere a tutte le esigenze dell’azienda. Al giorno d’oggi, tra le innumerevoli esigenze delle aziende è molto difficile comprendere i bisogni fondamentali per una corretta gestione dei flussi di lavoro. Se il software gestionale che si utilizza attualmente non è in grado di occuparsi di qualcosa di specifico e fondamentale (per esempio, non è stato impostato in maniera corretta per la gestione della logistica), si dovrà prendere in considerazione la possibilità di cambiarlo con uno maggiormente adatto alle esigenze di quella specifica attività. Ma da dove iniziare? Il mercato è pieno di soluzioni, molto diverse tra loro sia da un punto di vista tecnico che economico, ma il punti di partenza resta sempre lo stesso: l’esigenza reale dell’attività.

Quale software può aiutarti a risparmiare tempo e soldi snellendo la gestione aziendale?

Cambiare software gestionale: come scegliere?

Questa è una scelta da fare in maniera attenta e mirata. Il programma, difatti, deve ben adattarsi alla propria azienda, essere comprensibile, possibilmente ampliabile, avere una struttura che permetta anche di svolgere una discreta personalizzazione. In questo modo si potrà adattare l’utilizzo del software gestionale anche a tutto ciò che concerne il funzionamento della ditta stessa.

Inoltre, è sempre meglio affidarsi al sostegno di aziende professionali e che includano tutto il necessario (assistenza, supporto e consulenza prima di tutto) per assicurarsi la giusta stabilità e una rapida risoluzione dei problemi. Si tratta di una missione che a prima vista potrebbe persino sembrare abbastanza complicata, quindi cerchiamo di elencare le caratteristiche a cui prestare la maggiore attenzione.

1. Facilità d’utilizzo
   Se c’è un fattore che occorre prendere in considerazione in maniera particolare, specialmente se non si ha abbastanza esperienza nel campo dell’informatica, quello riguarda senz’altro la facilità d’uso del software. Bisogna riuscire a capire come funziona il programma e accertarsi di poter ricevere una adeguata formazione per gli aspetti più importanti e complessi. Del resto, durante il lavoro può succedere davvero di tutto e bisogna essere pronti e preparati per gestire eventuali difficoltà al meglio.
2. Il costo: gratuiti o non?
   Basta fare una piccola ricerca per capire che ci sono due tipologie di software gestionali sul mercato: a pagamento e gratuiti. Se devi gestire una realtà aziendale e vuoi evitare a tutti i costi i possibili errori, che in gran misura potrebbero portare anche alla diminuzione del fatturato e ad altri problemi, dovresti puntare ad acquistare un software gestionale professionale. Si tratta di un investimento iniziale che bisogna fare se si vuol avere a portata di mano uno strumento che sia davvero affidabile a 360°: questo investimento si ripagherà nel tempo e ti consentirà di lavorare meglio e con maggiore profitto grazie alla semplificazione della gestione aziendale.
3. La personalizzazione
   Nel corso del lavoro si ha sempre bisogno di aggiungere dettagli o elementi modulari per funzionalità inizialmente non previste. Si tratta di una parte del lavoro che non si può proprio ignorare. Per questo, durante la scelta di un buon software gestionale non puoi proprio fare a meno di accertarti la possibilità di future personalizzazioni. In questo modo si potrà adattare il programma alle proprie esigenze, con un vero e proprio lavoro su misura.
4. Ampliamento del software
   Quando alcune compagnie informatiche producono i propri software gestionali, con il passare degli anni cercano di migliorarli da ogni punto di vista. Con il tempo tali programmi diventano migliori e possono essere utilizzati con una maggiore efficacia. Per questo, prima di acquistare un qualsiasi software gestionale, è sicuramente meglio considerare anche tutto ciò che riguarda i possibili sviluppi futuri del software: aggiornamenti, migliorie, moduli aggiuntivi. Pensate, ad esempio, agli adeguamenti che hanno dovuto affrontare i gestionali per la conservazione sostitutiva.
5. Il produttore
   Infine spicca uno dei fattori più importanti: l’azienda che ha realizzato il prodotto. Sul mercato è facilmente possibile trovare gestionali realizzati da ditte professionali e altri costruiti grazie agli sforzi di realtà più piccole. Naturalmente una realtà maggiormente strutturata saprà garantirvi maggiore affidabilità e stabilità nel tempo. Avete già provato Arca Evolution della Wolters Kluwer?